Il passaggio al lavoro in un ambiente remoto o flessibile è avvenuto lentamente... e poi tutto in una volta nel 2020. Ed eccoci qui, 3 anni dopo, ancora alle prese con le sue conseguenze, sia positive che negative, e a imparare a destreggiarci tra queste nuove tendenze lavorative. Con molte aziende in tutto il mondo che si impegnano a non tornare mai più in ufficio, l'attenzione all'ottimizzazione dell'esperienza di lavoro da casa per i dipendenti è fondamentale.
Sebbene i vantaggi del lavoro da remoto siano immensi, creare una sana cultura aziendale richiede un serio impegno da parte del management/leadership del tuo team. I team remoti richiedono più struttura, una migliore comunicazione e un alto livello di trasparenza proattiva da parte del management e della leadership.
In questo articolo analizzeremo metodi pratici per creare e far crescere una cultura aziendale positiva in qualsiasi team che lavora da remoto.
Perché la cultura aziendale è così importante?
La cultura aziendale è estremamente importante per qualsiasi attività, poiché influenza il modo in cui i dipendenti e i clienti percepiscono l'azienda, il che a sua volta influisce sul successo complessivo dell'attività.
La cultura aziendale non riguarda solo pranzi di gruppo e tavoli da ping pong. Ci vuole di più per promuovere (e alimentare) la connessione tra un'azienda e i suoi dipendenti. Ci vogliono comunicazione aperta, consapevolezza, intenzione e un approccio proattivo affinché i dipendenti lavorino insieme.
Ora, in un ambiente di lavoro tradizionale come gli uffici, la cultura aziendale può spesso evolversi organicamente attraverso attività di team, collaborazione e altre esperienze quotidiane. Il tempo che i team trascorrono insieme dà loro un senso di scopo e appartenenza.
Tuttavia, sebbene la creazione di una cultura di team remoto possa avvenire anche in modo organico, richiede uno sforzo più proattivo per formarsi e dare forma, considerando che i team remoti e ibridi sono fisicamente distanti. Quando si crea un team remoto o ibrido, è necessario ripensare a tutti i processi, tra cui reclutamento, onboarding, revisioni delle prestazioni, collaborazione, strumenti e altro ancora. Ecco perché uno sforzo ponderato e strategico per sviluppare una forte cultura aziendale mentre si lavora da remoto è estremamente importante.
Tutto sommato, come si può garantire una sana cultura aziendale?
In sostanza, tutto si riduce a creare un ambiente virtuale in cui i dipendenti si sentano al sicuro e apprezzati, i membri del team supportino i colleghi, abbraccino la missione aziendale e si impegnino pienamente nel loro lavoro.
Di seguito puoi leggere altri cinque efficaci consigli su come migliorare la cultura aziendale che lavora da remoto.
Richiedi un feedback ai dipendenti
Come puoi promuovere una cultura di comunicazione onesta e di rapporto di fiducia quando sei fisicamente separato dal tuo team?
Feedback.
Il modo migliore per comprendere la cultura aziendale che coinvolge dipendenti da remoto è rivolgersi direttamente alla fonte: i dipendenti.
Come stanno i membri del tuo team remoto? Si sentono produttivi? Si sentono soddisfatti? Potrebbero stare bene, oppure potrebbero sentirsi isolati e aver bisogno di ulteriore supporto. C'è solo un modo per scoprirlo!
La chiave del successo nella creazione di una cultura aziendale è raccogliere il feedback dei dipendenti. Ed è ancora più cruciale nelle organizzazioni remote, poiché non si è in grado di ottenere feedback da quelle conversazioni informali con i distributori d'acqua del proprio team.
Fornire feedback in un contesto remoto spesso significa affrontare conversazioni difficili che portano a relazioni di squadra più produttive, maggiore fiducia nella leadership e nell'azienda e maggiore sicurezza nel proprio lavoro.
Chiedere ai dipendenti che lavorano da remoto cosa ritengono importante e come vorrebbero che si evolvesse la vostra cultura può essere estremamente illuminante.
Ma una buona cultura del feedback non si crea per caso: deve essere progettata intenzionalmente.
Il rapporto "State of Remote Work" ha rilevato che i dipendenti che lavorano da remoto incontrano le maggiori difficoltà in relazione ai quattro fattori seguenti.
- Staccare la spina dopo il lavoro
- Solitudine durante il giorno
- Collaborare con altri membri del team
- Comunicazione.
Questi fattori potrebbero essere in gioco anche per molti membri del tuo team remoto. È importante che tu determini le maggiori difficoltà del tuo team in modo da poter offrire supporto.
Il modo più semplice ed efficace in termini di tempo per farlo è impostare e inviare sondaggi (inclusi quelli ricorrenti) e trasformare i dati dei sondaggi in informazioni sulla cultura aziendale remota. La piattaforma giusta può fare il duro lavoro per te, preservando l'anonimato dei tuoi dipendenti e proteggendo i dati della tua azienda.
Domande da porre ai dipendenti che lavorano da remoto
- Mi sento ben informato sulla missione, la visione e gli obiettivi della mia azienda.
- La direzione di [la tua azienda] comunica con tutti coloro che lavorano da remoto.
- Ritengo che [la vostra azienda] offra la giusta combinazione di strumenti per consentire la collaborazione a distanza.
- Mi sento coinvolto nelle decisioni aziendali.
- Mi sento connesso agli altri membri del team
- Mi sento in sintonia con gli altri team dell'azienda.
- Sono soddisfatto dei processi di comunicazione presso [la vostra azienda].
- Sono in grado di strutturare efficacemente la mia giornata mentre lavoro da remoto.
- Trovo facile concentrarmi e resistere alle distrazioni quando lavoro da remoto.
- Mi sento produttivo mentre lavoro da remoto.
- Lavorare da remoto non ha alcun impatto negativo sul mio morale lavorativo.
- Mi sono chiari i risultati attesi e le responsabilità.
- Durante la mia tipica settimana lavorativa ho abbastanza tempo per concentrarmi sull'apprendimento e sullo sviluppo della mia carriera.
- La dirigenza di [azienda] ha dimostrato che la salute e il benessere dei dipendenti sono una priorità.
- Il lavoro da remoto non influisce negativamente sulla mia salute mentale.
- Riesco a mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata anche lavorando da remoto.
- Mi sento supportato nell'adattare il mio programma in base alle necessità legate all'assistenza e ad altre responsabilità personali.
Comunicare, comunicare, comunicare!
La cultura del tuo team remoto si sforzerà o avrà difficoltà, a seconda della comunicazione. Se sbagli la comunicazione, scoprirai che la tua cultura semplicemente non resisterà.
Se possibile, pianificate riunioni settimanali del team. Parlate di cosa sta lavorando il team, fornite dettagli su qualsiasi decisione che potrebbe avere ripercussioni sul team e assicuratevi di ribadire il vostro desiderio di feedback e di comunicazione aperta. Avere queste riunioni regolari aiuterà i membri del team a legare, condividere notizie e incoraggiare la motivazione tra l'intero team.
Si consiglia inoltre di tenere le riunioni tramite videoconferenza. Ciò consente ai membri del team di familiarizzarsi tra loro, di vedere le reazioni e le espressioni facciali degli altri. Gli esperti credono che sia necessario avere sempre la telecamera accesa, poiché suggeriscono che il linguaggio del corpo aiuta a comunicare in modo efficace, poiché le persone osservano naturalmente il linguaggio del corpo quasi quanto ascoltano ciò che dicono gli altri.
Un'altra cosa che gli esperti raccomandano è di assicurarsi di stabilire le aspettative su quali canali di comunicazione devono essere utilizzati per determinati tipi di argomenti. Ad esempio, potresti voler comunicare documentazione legale e/o in qualche modo "seria" tramite e-mail o il tuo file server cloud, mentre discussioni informali o riunioni di gruppo possono essere effettuate tramite Teams o Slack.
Per ottenere risultati ottimali, fornire una guida alla comunicazione che delinei:
- Canali preferiti
- Tono appropriato
- Tempo di risposta previsto
- Informazioni di contatto e istruzioni su chi contattare in determinate situazioni
La maggior parte degli strumenti di comunicazione che le aziende remote tendono a usare possono essere lasciati aperti tutto il giorno come app desktop o come scheda del browser, con l'opzione di avere le notifiche attive. Qualcosa di semplice come tenere aperta un'app manterrà la porta aperta alla comunicazione tra i membri del team e contribuirà essenzialmente a creare un ambiente di lavoro più coeso e collaborativo.
Adottare modalità di lavoro flessibili
Parte del fascino del lavoro da remoto deriva dalla libertà di lavorare ovunque nel mondo, a qualsiasi ora. La maggior parte dei dipendenti da remoto ha la libertà di fare commissioni, andare a prendere i figli a scuola, gestire le faccende tra una riunione e l'altra o di connettersi negli orari che preferisce. Quando si gestisce un'azienda da remoto, gli orari di lavoro spesso non dipendono dagli orari di apertura di un edificio per uffici, consentendo ai dipendenti di progettare sia la giornata lavorativa ideale sia l'ambiente di lavoro ideale.
Ma il lavoro "flessibile" o "da remoto" può avere significati diversi per persone diverse: i tuoi dipendenti devono essere online per un certo numero di ore al giorno? Dovranno recarsi regolarmente alla sede centrale? È fondamentale che tu comunichi in modo efficace ai tuoi dipendenti cosa significa il lavoro flessibile/da remoto per la tua organizzazione.
Invece di imporre regole rigide, prova a creare e distribuire una politica di lavoro da casa che delinei le linee guida. Questo approccio fornirà ai dipendenti in remoto un senso di struttura e libertà, stabilendo leggi e consentendo loro allo stesso tempo di migliorare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata.
Gli esperti di lavoro da remoto ritengono che se si premiano i dipendenti con generose condizioni di lavoro flessibili, si possono ottenere tre grandi risultati.
- I tuoi dipendenti non si esauriscono
- I tuoi dipendenti danno il massimo
- I tuoi dipendenti sono felici di lavorare nella tua azienda
Avvia le nuove assunzioni con un solido programma di onboarding
Fare una buona prima impressione è fondamentale. Quando inizi alla grande con un solido programma di onboarding, fornisci ai tuoi nuovi dipendenti gli strumenti giusti per il loro percorso futuro.
Un processo di onboarding ben pianificato dà ai tuoi nuovi dipendenti fiducia nell'azienda e fiducia nella loro capacità di lavorare. Di seguito, puoi trovare alcuni esempi di cosa dovrebbe includere il tuo programma di onboarding.
- Configurazione IT, inclusi e-mail, nomi utente, password e accesso a tutti i programmi necessari.
- Completamento della documentazione HR richiesta
- Visita virtuale dell'azienda, dimostrazione del software, ubicazione delle risorse importanti e navigazione delle piattaforme interne
- Dichiarazione della missione, dei valori e degli obiettivi dell'azienda
- Panoramica del programma di formazione, comprese le aspettative per le prime settimane di lavoro
- Formazione per qualsiasi responsabilità immediata
- Riepilogo del manuale del dipendente, regole e politiche aziendali, responsabilità lavorative
- Guide e risorse supplementari concise, organizzate e facilmente accessibili
- Videochiamate con i membri immediati del team
- Presentazione al resto del team
Anche accorgimenti extra, come l'invio di un pacco di benvenuto, l'organizzazione di attività rompighiaccio, l'avvio di una discussione di benvenuto su un canale dei dipendenti, la creazione delle loro firme e-mail e l'aggiunta dei nuovi dipendenti al sito Web, possono creare un'impressione positiva duratura.
Qualunque metodo tu utilizzi per annunciare i tuoi nuovi dipendenti, cerca di assicurarti che gli altri membri del team rispondano con gentilezza e incoraggiamento. Il lavoro da remoto può essere solitario, ma un caloroso benvenuto può dare il tono alla loro nuova esperienza.
Fornisci ai tuoi dipendenti gli strumenti giusti per avere successo
Lavorare efficacemente in un ambiente remoto significa che ogni singolo membro del team deve avere accesso allo stesso set di strumenti e tecnologie che rendono il lavoro, la collaborazione e la comunicazione il più semplici possibile.
Che si tratti di passare a software come Google Docs per rendere possibile la redazione di testi insieme, o di assicurarsi che tutti sappiano come utilizzare le varie funzionalità di Teams, o di investire in strumenti di gestione dei progetti come Monday.com per mantenere le cose organizzate...
Anche garantire ai tuoi dipendenti un ambiente di lavoro comodo ed efficace, indipendentemente da dove lavorino nel mondo, è estremamente importante. Molte aziende in tutto il mondo forniscono ai loro dipendenti remoti un budget per l'allestimento dell'ufficio, inclusa l'opzione di fornire loro una nuova scrivania, un laptop, delle cuffie o una sedia comoda!
Un'organizzazione in cui a tutti i dipendenti vengono forniti gli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro, contribuendo al contempo al raggiungimento degli obiettivi aziendali e interagendo con colleghi, manager e leader, è un'organizzazione con una cultura aziendale sana.
Concludendo
Grazie a queste nuove conoscenze, insieme ai suggerimenti e ai link che abbiamo incluso in questo articolo, speriamo che vi sentiate più sicuri nel creare un'attività produttiva e redditizia con un team di dipendenti che lavora da remoto.
Foothold America vi augura il meglio nella creazione e nello sviluppo di una cultura aziendale positiva con il vostro team remoto!
