Guida legale al licenziamento: come licenziare un dipendente statunitense senza intentare una causa.

Il licenziamento di un dipendente statunitense è una delle azioni con le maggiori conseguenze legali che un datore di lavoro internazionale possa intraprendere. Se gestito correttamente, protegge la tua attività, preserva la tua reputazione e puoi andare avanti.

Un errore in questo ambito può comportare una causa per licenziamento illegittimo, con costi di difesa che vanno dai 75,000 ai 125,000 dollari solo per la fase istruttoria, prima ancora di qualsiasi accordo o risarcimento danni, secondo un'analisi sul diritto del lavoro pubblicata da Workforce.com e confermata da diverse fonti legali.

Per le aziende che si espandono dall'Europa, dal Regno Unito o da altri paesi, la procedura di licenziamento negli Stati Uniti rappresenta un vero e proprio shock culturale. Nel proprio paese, il licenziamento spesso richiede motivazioni documentate, periodi di preavviso e procedure strutturate. In America, la dottrina del "lavoro a volontà" consente tecnicamente di interrompere il rapporto di lavoro in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo legale. Tuttavia, questa flessibilità comporta una complessa rete di requisiti federali e statali che possono generare significative responsabilità legali se non vengono rispettati scrupolosamente.

Dalla sua fondazione a Boston, Foothold America ha aiutato centinaia di aziende internazionali a stabilire e gestire le proprie attività lavorative negli Stati Uniti. I nostri consulenti collaborano con aziende europee, britanniche e globali in ogni fase del ciclo di vita del rapporto di lavoro, comprese le cessazioni del rapporto. Questa guida riflette ciò che osserviamo nella pratica con i clienti internazionali che si affacciano per la prima volta al sistema statunitense.

Questa guida è stata redatta specificamente per i datori di lavoro internazionali che gestiscono dipendenti statunitensi. Illustra i requisiti di legge, gli aspetti esaminati dai tribunali e le misure pratiche per proteggersi da eventuali controversie legali.

Questa guida ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale. Foothold America non è uno studio legale. Consultate sempre un avvocato specializzato in diritto del lavoro negli Stati Uniti prima di licenziare un dipendente, soprattutto in situazioni complesse.

Comprendere il rapporto di lavoro a volontà e i suoi limiti

Il fondamento del diritto del lavoro statunitense è dottrina del libero arbitrioIn 49 dei 50 stati degli Stati Uniti, sia il datore di lavoro che il dipendente possono interrompere il rapporto di lavoro in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo o senza motivo, purché il motivo non sia illegale. Il Montana è l'unica eccezione: ai sensi del Montana Wrongful Discharge from Employment Act (WDEA), una volta completato il periodo di prova (sei mesi per legge, salvo diversa indicazione del datore di lavoro), il licenziamento richiede una giusta causa.

Il principio del "lavoro a volontà" offre ai datori di lavoro internazionali una flessibilità a cui non sono abituati nel loro paese. Tuttavia, ciò non significa che si possa licenziare chiunque per qualsiasi motivo. Le principali eccezioni a questo principio sono all'origine della maggior parte delle cause per licenziamento illegittimo.

Tra i motivi illegali per il licenziamento rientrano:

• Discriminazione basata su caratteristiche protette: razza, colore, origine nazionale, sesso, religione, età (40+), disabilità o informazioni genetiche ai sensi della legge Titolo VII della legge sui diritti civili, il Americans with Disabilities Act (ADA) Legge sulla discriminazione basata sull'età nell'occupazione (ADEA)
• Ritorsioni per aver presentato un reclamo per discriminazione, segnalato violazioni delle norme di sicurezza sul lavoro, esercitato i diritti previsti dal FLSA o denunciato irregolarità.
• Licenziamento in violazione di un contratto di lavoro scritto, di una lettera di offerta o di un manuale del dipendente che implichi la sicurezza del posto di lavoro.
• Violazioni delle norme pubbliche statali, come il licenziamento di un dipendente per aver prestato servizio come giurato o per essersi rifiutato di commettere un atto illegale.

Per una descrizione completa del rapporto di lavoro a volontà e delle sue applicazioni specifiche per ogni stato, consulta la nostra guida su rapporti di lavoro a tempo indeterminato per aziende straniere.

Passaggio 1: Crea la documentazione cartacea prima di terminare

La cosa più importante da fare prima di licenziare un dipendente statunitense è documentare tutto. Gli avvocati del lavoro e i tribunali non cercano prove di una valida ragione per il licenziamento, bensì prove che la motivazione sia stata coerente, non discriminatoria e applicata in modo equo.

La documentazione che ti tutela comprende:

• Revisioni delle prestazioni che riflettano accuratamente i problemi di performance nel tempo, non valutazioni gonfiate che contraddicono il motivo della cessazione
• Avvisi scritti che indichino chiaramente il problema di prestazione o di condotta, il miglioramento richiesto, la tempistica e le conseguenze del mancato miglioramento
• Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) per i licenziamenti basati sulle prestazioni, offrendo al dipendente un'opportunità strutturata per soddisfare le aspettative
• Registri della disciplina progressiva: avvertimento verbale, avvertimento scritto, avvertimento finale e licenziamento per problemi di condotta
• Applicazione coerenteprove che comportamenti o prestazioni simili sono stati trattati allo stesso modo per altri dipendenti

"L'errore più comune che riscontriamo nelle aziende internazionali è la discrepanza tra ciò che afferma la valutazione delle prestazioni e ciò che ha effettivamente portato alla cessazione del rapporto di lavoro."dice Angelique Soulet-Bangurah, PHR, Responsabile dei servizi per la gestione dei datori di lavoro presso Foothold America.Se la valutazione finale dice "soddisfa le aspettative" e poi licenziate qualcuno un mese dopo, avete un problema. La documentazione deve confermare la decisione."

Un avvertimento fondamentale per le aziende internazionali: la legge statunitense sul lavoro, nella maggior parte dei casi, non richiede un piano di miglioramento delle prestazioni prima del licenziamento. Tuttavia, i tribunali considerano i piani di miglioramento delle prestazioni e le misure disciplinari progressive come prova di buona fede. Saltare questi passaggi non è illegale, ma è più rischioso.

Per una guida completa su cosa il tuo manuale del dipendente dovrebbe e non dovrebbe promettere, leggi il nostro blog su Elementi essenziali del manuale del dipendente per le risorse umane di aziende statunitensi operanti in più stati..

Fase 2: Verificare che la decisione di licenziamento sia legalmente difendibile

Prima di fissare il colloquio di licenziamento, riflettete su queste domande. Se una qualsiasi risposta vi lascia perplessi, consultate un avvocato specializzato in diritto del lavoro negli Stati Uniti prima di procedere.

Verifica la presenza di segnali di allarme:

• Il dipendente ha recentemente presentato una denuncia per discriminazione o molestie, oppure ha partecipato a un'indagine? Il suo licenziamento ora potrebbe configurare un caso di ritorsione.
• Il dipendente ha recentemente usufruito di un congedo FMLA, di un congedo di maternità o di un altro congedo legalmente tutelato? La tempistica è fondamentale. I tribunali valutano la prossimità temporale tra l'attività tutelata e la cessazione del rapporto di lavoro.
• Il dipendente ha più di 40 anni? Le denunce per discriminazione basata sull'età ai sensi dell'ADEA sono tra le più comuni per licenziamento illegittimo.
• Il dipendente ha recentemente presentato un reclamo in merito alla retribuzione o al salario? Il suo licenziamento ora fa scattare un controllo ai sensi del FLSA (Fair Labor Standards Act).
• State trattando questo dipendente in modo coerente con il modo in cui avete gestito situazioni simili con altri dipendenti di diversa etnia, genere o provenienza?

Se il dipendente appartiene a una categoria protetta ed è stato recentemente coinvolto in un'attività protetta, ciò non significa che non si possa procedere al licenziamento. Significa che la documentazione a supporto deve essere particolarmente solida e la motivazione aziendale ben argomentata.

Fase 3: Condurre correttamente la riunione di cessazione del rapporto di lavoro

Il colloquio di licenziamento è il momento in cui i datori di lavoro internazionali commettono più spesso errori costosi, soprattutto quelli provenienti da culture in cui la franchezza è apprezzata e le conversazioni difficili vengono gestite in modo diverso rispetto agli Stati Uniti.

I principi fondamentali di un colloquio di licenziamento legalmente difendibile:

• È necessaria la presenza di un testimone. Dovrebbe trattarsi di un membro delle Risorse Umane o di un dirigente di alto livello che non sia il diretto superiore. Il testimone vi protegge da controversie basate sulla versione contrastante dei fatti riguardo a quanto è stato detto o promesso.
• Sii conciso e attieniti ai fatti. La decisione è stata presa. Esporre il motivo in modo chiaro e conciso. Non entrare nel merito della questione né contestare la prestazione del dipendente durante la riunione.
• Non scusarti eccessivamente né suggerire che la decisione potrebbe essere riconsiderata. Ciò crea confusione e può essere usato contro di te.
• Non terminare il lavoro il venerdì pomeriggio. Questa è una pratica comune, ma impedisce ai dipendenti di accedere al supporto durante il fine settimana e tende ad aumentare la tensione emotiva. I licenziamenti a metà settimana sono generalmente gestiti meglio.
• Tenete pronta tutta la documentazione: la lettera di licenziamento, le informazioni sulla retribuzione finale, l'informativa COBRA (ove applicabile) e qualsiasi accordo di buonuscita che il dipendente potrà ricevere.

Indica il motivo della cessazione del rapporto di lavoro, ma in modo conciso. "Il tuo rapporto di lavoro viene interrotto a causa di [motivo specifico, ad esempio, prestazioni non conformi agli standard definiti nel tuo piano di miglioramento delle prestazioni]". Non sei tenuto a fornire una giustificazione dettagliata e spiegazioni prolisse aumentano il rischio di incongruenze.

Passaggio 4: Comprendere gli obblighi relativi all'ultimo stipendio

È proprio in questo ambito che i datori di lavoro internazionali si trovano spesso ad affrontare violazioni delle normative, poiché le regole variano notevolmente da stato a stato e non esiste un'unica scadenza federale al di là di quanto previsto dal Fair Labor Standards Act (FLSA).

Requisiti per il pagamento finale in base alla situazione:

Fonte: linee guida del Dipartimento del Lavoro statale. I requisiti sono soggetti a modifiche; si consiglia di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro statunitense per il proprio stato di residenza.

L'ultima busta paga deve includere tutti i salari maturati ma non ancora pagati, le ferie maturate e non godute (laddove la legge statale ne preveda il pagamento), le commissioni maturate e gli straordinari. In California, Massachusetts e in molti altri stati, le ferie maturate sono considerate salario e devono essere liquidate al termine del rapporto di lavoro. Non tutti gli stati prevedono questa regola.

Trattenere l'ultimo stipendio, anche solo per un breve periodo, per recuperare beni aziendali o come strumento di pressione, comporta notevoli rischi legali. In California, ad esempio, i datori di lavoro che ritardano intenzionalmente il pagamento dell'ultimo stipendio sono soggetti a una sanzione pari a una giornata di retribuzione per ogni giorno di ritardo, fino a un massimo di 30 giorni.

La nostra guida su Leggi statunitensi in materia di indennità di fine rapporto e requisiti statali Copre gli importi che sei tenuto a pagare e quelli che non sei tenuto a pagare oltre all'ultimo stipendio.

Passaggio 5: Emissione della notifica COBRA

Se la tua azienda ha 20 o più dipendenti e fornisce un'assicurazione sanitaria di gruppo, la legge federale ti impone di informare i dipendenti licenziati del loro diritto a continuare la copertura sanitaria ai sensi COBRA (il Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). 

La tempistica funziona in due fasi: il datore di lavoro deve notificare all'amministratore del piano entro 30 giorni dall'evento qualificante e l'amministratore del piano ha quindi 14 giorni per inviare l'avviso di scelta al dipendente. Se il datore di lavoro è anche l'amministratore del piano, il termine totale è di 44 giorni dall'evento qualificante. Le linee guida complete sono pubblicate nel Guida del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti al COBRA per i datori di lavoro.

Il COBRA consente agli ex dipendenti di mantenere la stessa copertura sanitaria per un massimo di 18 mesi, a proprie spese e con una commissione amministrativa del 2%. La mancata notifica tempestiva del COBRA può comportare sanzioni fino a 110 dollari al giorno per ogni beneficiario interessato, ai sensi dell'ERISA, oltre a possibili azioni legali da parte del dipendente.

Alcuni stati hanno leggi proprie sulla copertura sanitaria continuativa che si applicano ai datori di lavoro più piccoli. Il programma Cal-COBRA della California si applica ai datori di lavoro con un minimo di 2 dipendenti. New York, New Jersey e molti altri stati hanno programmi equivalenti. Le regole variano, quindi è importante verificare quali requisiti si applicano negli stati in cui si hanno dipendenti.

Per una spiegazione completa di come funziona COBRA, leggi il nostro blog su cos'è COBRA.

Passo 6: Gestisci con attenzione l'indennità di fine rapporto, se la offri.

Non esiste una legge federale che imponga il pagamento di un'indennità di fine rapporto per i singoli dipendenti. La maggior parte dei datori di lavoro internazionali ne rimane sorpresa. Secondo la legge statunitense, l'indennità di fine rapporto è a discrezione dell'azienda, a meno che il contratto di lavoro, il manuale del dipendente o le politiche aziendali non ne prevedano espressamente il versamento.

Detto questo, molte aziende offrono un'indennità di fine rapporto per diverse ragioni pratiche: per facilitare la transizione, per mantenere buoni rapporti o, più comunemente, per ottenere un accordo firmato accordo di separazione che include una rinuncia a qualsiasi pretesa.

Se chiedi al dipendente di firmare una liberatoria in cambio di un'indennità di fine rapporto, la legge federale prevede requisiti specifici ai sensi del Legge sulla protezione dei benefici per i lavoratori anziani (OWBPA), come spiegato dall'EEOC:

• Dipendenti di età superiore ai 40 anni Devono avere almeno 21 giorni per valutare l'accordo (45 giorni se la cessazione del rapporto di lavoro fa parte di un licenziamento collettivo) e 7 giorni per revocare la propria firma dopo averla apposta.
• Il comunicato deve fare esplicito riferimento ai diritti previsti dalla legge sulla discriminazione in base all'età sul luogo di lavoro.
• Il dipendente deve essere informato per iscritto della necessità di consultare un avvocato.

Il mancato rispetto dei requisiti dell'OWBPA (Office of Workers' Benefits Protection Act) rende l'accordo di transazione inapplicabile. Il dipendente potrebbe firmarlo, incassare l'indennità di fine rapporto e comunque intentare una causa per discriminazione basata sull'età.

Per i requisiti di indennità di fine rapporto specifici per ogni stato, in particolare per i licenziamenti di massa, consultare la nostra guida su Leggi statunitensi sull'indennità di fine rapporto.

Passaggio 7: Informati sul WARN Act se stai effettuando licenziamenti multipli.

Se stai licenziando più dipendenti contemporaneamente, il governo federale Legge WARN (Legge sulla notifica di adeguamento e riqualificazione dei lavoratori) potrebbe essere applicabile. Linee guida del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti in materia di WARN Act conferma che i datori di lavoro con 100 o più dipendenti a tempo pieno devono fornire un preavviso scritto di 60 giorni ai dipendenti interessati, alle agenzie statali e ai funzionari del governo locale prima di:

• Una chiusura dello stabilimento che interessa 50 o più dipendenti, oppure
• Un licenziamento collettivo che interessa 500 o più dipendenti, oppure da 50 a 499 dipendenti se ciò rappresenta almeno il 33% della forza lavoro.

Diversi stati hanno le proprie leggi WARN con soglie più basse e periodi di preavviso più lunghi:

• CaliforniaSi applica ai datori di lavoro con 75 o più dipendenti; richiede un preavviso di 60 giorni.
• New YorkRichiede un preavviso di 90 giorni; si applica ai datori di lavoro con 50 o più dipendenti.
• New Jersey: richiede un preavviso di 60 giorni più un'indennità di fine rapporto obbligatoria per i licenziamenti collettivi ammissibili

I datori di lavoro che violano il WARN Act sono tenuti a corrispondere fino a 60 giorni di retribuzione arretrata e benefit per ciascun dipendente interessato. Le sanzioni statali sono aggiuntive e separate.

Gli errori più comuni commessi dai datori di lavoro internazionali

Foothold America collabora con aziende internazionali in tutte le fasi del ciclo di vita lavorativo negli Stati Uniti. Questi sono gli errori di licenziamento che riscontriamo più frequentemente e quelli che con maggiore probabilità sfociano in contenzioso.

1. Interruzione senza documentazione Agire in base a una flessibilità contrattuale senza lasciare traccia documentale è la via più rapida per intentare una causa per licenziamento illegittimo. I tribunali, infatti, cercano prima di tutto la documentazione.
2. Terminare un evento troppo vicino a un evento protetto Licenziare qualcuno una settimana dopo che ha presentato un reclamo alle risorse umane, è rientrato da un congedo per motivi familiari e medici (FMLA) o ha sollevato una controversia salariale, sembra una ritorsione anche quando non lo è. La tempistica crea la narrazione.
3. Trattare il dipendente licenziato in modo diverso dagli altri. Se un dirigente ha chiuso un occhio sulla stessa condotta in altri dipendenti, licenziare un dipendente per questo motivo, soprattutto se tale dipendente appartiene a una categoria protetta, può dare adito a una denuncia per discriminazione.
4. Fare promesse durante la riunione di licenziamento "Ti forniremo un'ottima referenza", "Questo non ha nulla a che vedere con le tue prestazioni" e "Il ruolo potrebbe tornare disponibile" sono tutte affermazioni che possono comportare responsabilità legali. Mantieni l'incontro breve e focalizzato sui fatti.
5. Ricevere l'ultimo stipendio in modo errato Il ritardo nei pagamenti, la mancata corresponsione di ferie maturate o la trattenuta dello stipendio per la mancata restituzione delle attrezzature costituiscono un diritto al pagamento degli stipendi separato da qualsiasi richiesta di risarcimento per licenziamento illegittimo.
6. Saltare l'avviso COBRA Spesso i datori di lavoro internazionali non sono a conoscenza dell'obbligo di notifica previsto dal COBRA. Le sanzioni per la mancata notifica sono automatiche e significative.

"Le società internazionali spesso affrontano le cessazioni negli Stati Uniti nello stesso modo in cui le gestirebbero in patria,"dice Laurie Speziere, Direttore dell'espansione negli Stati Uniti presso Foothold America.L'istinto è quello di essere gentili, di addolcire il messaggio, di dire cose che trasmettano un senso di sostegno. Ma negli Stati Uniti, ciò che si dice in quell'incontro diventa una prova. Dedichiamo molto tempo a istruire i manager su cosa dire e cosa non dire prima che la conversazione abbia luogo."

Laurie Spicer, Direttore dell'espansione negli Stati Uniti

Cosa succede se sbagli?

Secondo un'analisi di Workforce.com in materia di diritto del lavoro, la sola fase istruttoria di una causa di lavoro costa tra i 75,000 e i 125,000 dollari, prima ancora di un eventuale accordo o verdetto della giuria. Gli accordi extragiudiziali per licenziamento illegittimo si aggirano in genere tra i 5,000 e gli 80,000 dollari, con i casi di discriminazione o ritorsione che raggiungono regolarmente cifre superiori. Alcuni verdetti della giuria superano il milione di dollari.

Oltre al rischio finanziario, le denunce per licenziamento illegittimo comportano indagini da parte dell'EEOC (Equal Employment Opportunity Commission), il coinvolgimento di agenzie statali e il potenziale rischio di azioni collettive qualora la condotta riveli un modello ricorrente. Inoltre, danneggiano la capacità di reclutare e trattenere talenti negli Stati Uniti.

Il calcolo per le aziende internazionali è semplice: il costo di una cessazione del rapporto di lavoro corretta è una frazione del costo di una cessazione errata.

Come Foothold America supporta i licenziamenti conformi

Foothold America non è uno studio legale e non fornisce consulenza legale. Il nostro compito è quello di costruire e gestire l'infrastruttura delle risorse umane che rende possibili i licenziamenti conformi alla normativa: lettere di assunzione redatte secondo gli standard statunitensi, manuali per i dipendenti che non creino involontariamente promesse di sicurezza del posto di lavoro e supporto alle risorse umane che garantisca la corretta conservazione della documentazione durante tutto il ciclo di vita lavorativo.

Il nostro team è composto da professionisti con esperienza diretta in materia di conformità alle normative sul lavoro statunitensi, operazioni EOR (Employee on Responsibility) e consulenza HR per aziende internazionali.

Angelique Soulet-Bangurah PHR, responsabile dei servizi EOR, possiede la certificazione Professional in Human Resources e gestisce gli obblighi di conformità dei datori di lavoro per le aziende internazionali che operano in diversi stati degli Stati Uniti.

Laurie Spicer, direttrice dell'espansione negli Stati Uniti, ha assistito centinaia di aziende europee nell'affrontare gli aspetti pratici e legali del mercato del lavoro statunitense.

Joanne Farquharson, Presidente e CEO, vanta oltre 30 anni di esperienza nella consulenza alle piccole e medie imprese in materia di conformità alle leggi sul lavoro statunitensi, assicurazioni e gestione del rischio.

Se gestisci i dipendenti tramite il nostro Servizio di datore di lavoro del recordCi occupiamo dell'infrastruttura di conformità e vi mettiamo in contatto con avvocati del lavoro statunitensi quando le decisioni di licenziamento richiedono una revisione legale.

Se hai una tua entità statunitense e gestisci i dipendenti direttamente tramite il nostro Supporto transfrontaliero PEO+Il nostro team delle risorse umane collabora con te per garantire che ogni fase del processo di cessazione del rapporto di lavoro sia documentata, gestita correttamente nel tempo e legalmente difendibile.

Per domande sulla gestione della conformità in materia di lavoro negli Stati Uniti, contattare Foothold America.

Questo articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale, in materia di lavoro o di risorse umane. Foothold America non è uno studio legale. Si prega di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro negli Stati Uniti per ricevere assistenza specifica per la propria situazione e giurisdizione.