Le aziende straniere che desiderano espandere la propria presenza globale considerano gli Stati Uniti una destinazione attraente grazie al loro vasto potenziale di mercato, all'accesso a talenti specializzati e al loro ruolo di attore economico di primaria importanza. Tuttavia, assumere dipendenti negli Stati Uniti operando da un altro Paese presenta delle sfide. Non solo le leggi sul lavoro statunitensi differiscono da quelle di altri Paesi, ma ogni Stato ha anche una propria serie di leggi sul lavoro e codici fiscali. Per garantire la conformità, le aziende globali devono orientarsi tra le normative sul lavoro sia federali che statali.
Questa guida fornisce alle aziende straniere informazioni sul processo di assunzione dei dipendenti negli Stati Uniti, evidenziando al contempo le importanti leggi federali e statali in materia di lavoro di cui essere a conoscenza.
La tua azienda estera può assumere negli Stati Uniti? Assolutamente sì!
Le aziende straniere hanno due opzioni principali per assumere dipendenti negli Stati Uniti nel rispetto delle leggi locali. Una opzione consiste nel costituire un'entità legale e assumere i dipendenti direttamente, mentre l'altra è quella di collaborare con un Employer of Record (EOR) . La scelta tra questi metodi dipende da diversi fattori, come il numero di dipendenti da assumere, i vincoli di tempo, le considerazioni di budget e i piani di espansione a lungo termine negli Stati Uniti.
Opzione 1: Assunzione tramite la propria entità statunitense
Costituire una società negli Stati Uniti ti offre il controllo completo sulle tue operazioni sul territorio americano. Potrai assumere direttamente il personale e gestire le buste paga, nel rispetto delle leggi sul lavoro locali. Questa opzione è ideale per le aziende che prevedono di creare un team consistente negli Stati Uniti e che puntano a una presenza a lungo termine.
Tuttavia, la costituzione di un'entità legale richiede una profonda comprensione delle normative locali in materia di occupazione e tasse. È un processo lungo e costoso. Persegui questa opzione solo se hai le risorse umane e di capitale necessarie e un partner di lavoro di fiducia.
Foothold America offre due soluzioni progettate per semplificare l'assunzione di personale negli Stati Uniti: PEO+ Cross-Border Support™ e People Partnership Service (PPS). Questi servizi soddisfano esigenze diverse, così puoi scegliere la soluzione più adatta agli obiettivi e alle risorse della tua azienda.
Supporto transfrontaliero PEO+™ : Per le aziende che cercano una soluzione più semplice, il servizio PEO+ di Foothold America agisce come co-datore di lavoro insieme alla vostra azienda, assumendosi molti degli oneri amministrativi associati all'assunzione di personale negli Stati Uniti. Questo rapporto di co-impiego ci consente di gestire un'ampia gamma di attività, tra cui l'elaborazione completa delle buste paga dei dipendenti, la ritenuta d'acconto e il versamento delle imposte sul lavoro a carico del datore di lavoro, la presentazione della documentazione fiscale relativa ai salari dei dipendenti negli Stati Uniti, i calcoli pre-tasse per i benefit agevolati fiscalmente, i benefit per i dipendenti, l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, la consulenza generale in materia di risorse umane e altro ancora.
Per saperne di più: PEO+ Supporto transfrontaliero™
PEO Alternative PPS: Se preferisci essere il datore di lavoro diretto della tua forza lavoro negli Stati Uniti, la nostra offerta PPS fornisce un supporto HR completo per semplificare le tue operazioni. Ci occuperemo di attività come l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione dei benefit e la conformità alle normative HR locali, permettendoti di concentrarti sui tuoi obiettivi aziendali principali.
Per saperne di più: Alternativa al PEO – PPS
Opzione 2: Fast Track - Collaborazione con un datore di lavoro statunitense (EOR)
Un'opzione di assunzione molto diffusa è quella di collaborare con un Employer of Record (EOR) negli Stati Uniti per evitare le complessità legate alla costituzione di una società. Un EOR funge da organizzazione terza che diventa il datore di lavoro legale della vostra forza lavoro statunitense, occupandosi di tutte le pratiche relative al rapporto di lavoro, mentre voi vi concentrate sulle operazioni quotidiane.
Collaborando con un EOR (Employer of Responsibility and Occupational Recruitment), potrete contare sulla sua esperienza per gestire assunzioni, onboarding , buste paga, amministrazione dei benefit e conformità alle normative federali e statali in materia di lavoro. La partnership con un EOR offre una soluzione chiavi in mano economicamente vantaggiosa per assumere dipendenti negli Stati Uniti, senza le difficoltà legate alla costituzione di un'entità legale.
Scopri di più: Che cos'è un Employer of Record (EOR)?
Pensiamo a breve termine? Appaltatori statunitensi…
Avete bisogno di talenti specializzati per un progetto specifico? Assumere collaboratori esterni negli Stati Uniti potrebbe essere la soluzione. I collaboratori esterni offrono flessibilità: potete attingere all'esperienza statunitense senza dovervi addentrare nelle complesse normative sul lavoro.
Ma aspetta! Una breve precisazione sulla classificazione : negli Stati Uniti, esiste una netta distinzione tra lavoratori autonomi e dipendenti. Una classificazione errata comporta multe, mancato pagamento degli stipendi arretrati e problemi legali.
Ecco il trucco: la legge fiscale statunitense afferma che i contractor devono controllare i loro metodi di lavoro e i loro orari. Quindi, come si fa a navigare su questa corda tesa? Leggi di più qui sotto!
Classificazione errata: dipendenti contro appaltatori negli Stati Uniti
L'assunzione di appaltatori negli Stati Uniti può offrire flessibilità, ma classificare erroneamente un dipendente come appaltatore comporta rischi elevati. Tasse arretrate, sanzioni e cause legali possono trasformare la tua misura di "risparmio sui costi" in un grosso mal di testa.
Come si fa a sapere se si sta oltrepassando il limite? L'IRS fornisce una lista di controllo, ma è più una linea guida che una garanzia . Per navigare davvero nelle acque torbide della classificazione dei lavoratori , è necessaria una comprensione più approfondita.
Ecco la ripartizione:
I tre pilastri:
- Controllo: Il lavoratore stabilisce il proprio programma, utilizza i propri strumenti e ha un controllo autonomo sul proprio lavoro?
- Aspetti finanziari: Chi paga le spese e i benefit? Il lavoratore ha un investimento significativo nella sua attività?
- Relazione: È a lungo termine e continuativo, o specifico per un progetto? Quanto è integrato il lavoratore con il tuo team e le tue operazioni?
Ricorda: non esiste una risposta univoca. Ogni fattore ha un peso specifico e l'IRS valuta la totalità delle circostanze . Per garantire la conformità, le aziende possono richiedere la consulenza di un partner specializzato, come un Employer of Record (EOR).
Quanto costa assumere un dipendente negli Stati Uniti?
Assumere un dipendente negli Stati Uniti comporta costi aggiuntivi oltre allo stipendio base. I datori di lavoro contribuiscono con il 6.2% e l'1.45% dello stipendio del dipendente rispettivamente alla previdenza sociale e all'assistenza sanitaria (Medicare). Inoltre, sui primi 7,000 dollari di stipendio annuo si applica un'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA).
È importante notare che questi sono importi minimi. I singoli stati possono prevedere ulteriori contributi obbligatori sui salari con aliquote variabili per l'imposta statale sulla disoccupazione (SUTA) . Pertanto, il costo totale per il datore di lavoro può variare a seconda della località del dipendente.
Non sai con certezza quali saranno i costi per assumere dipendenti negli Stati Uniti ? Evita i calcolatori generici e richiedi una stima di budget personalizzata ai nostri consulenti per l'espansione negli Stati Uniti.
Cerchi ulteriori approfondimenti specifici per gli USA? Considera queste risorse:
- Dipartimento del lavoro (DOL): https://www.dol.gov/
- Servizio delle entrate interne (IRS): https://www.irs.gov/
- Associazione nazionale delle agenzie statali per la forza lavoro (NASWA): https://www.naswa.org/
Cosa sapere prima di assumere dipendenti negli Stati Uniti
Per assumere talenti in modo conforme negli Stati Uniti, i datori di lavoro devono districarsi tra le leggi sul lavoro statunitensi relative alle imposte sulla busta paga, ai benefit statutari per i dipendenti e alla classificazione dei lavoratori.
A differenza di altri Paesi, gli Stati Uniti hanno un sistema federale-statale in materia di diritto del lavoro. Ciò significa che dovrai conciliare le normative nazionali con le specifiche disposizioni di ciascuno Stato in cui intendi assumere personale.
Comprensione delle leggi federali e statali sull'occupazione
Gli Stati Uniti, a differenza di molti altri paesi, hanno un sistema legale del lavoro complesso. Combina leggi federali con regolamenti statali individuali, rendendo difficile la gestione di una forza lavoro distribuita.
Diritto del lavoro negli Stati Uniti
Vuoi espandere la tua attività negli Stati Uniti? Fantastico! Ma prima di iniziare a corteggiare i talenti, è fondamentale comprendere gli aspetti legali unici del diritto del lavoro statunitense. Ecco una rapida panoramica degli aspetti chiave:
Rapporto di lavoro a volontà e cessazione del rapporto: ricordate lo spirito del "posso farlo"? Negli Stati Uniti, il rapporto di lavoro è in gran parte a volontà, il che significa che sia il datore di lavoro che il dipendente possono interrompere il rapporto in qualsiasi momento (purché non sia basato su discriminazioni illegali o ritorsioni), con alcune eccezioni in determinati stati.
- Salario minimo: Il salario minimo federale è di 7.25 dollari l'ora (per i lavoratori non esenti coperti dalla normativa), ma è importante verificare le leggi statali: alcuni stati stabiliscono tariffe molto più elevate (il salario minimo di New York per il 2026 è di 17 dollari l'ora a New York City e di 16 dollari nella maggior parte dello stato).
- Ore Lavorative: Sebbene non vi sia alcun limite federale alle ore di lavoro, la settimana lavorativa standard è di 40 ore (in genere 8 ore al giorno, 5 giorni alla settimana).
- Col tempo: I dipendenti orari guadagnano la paga degli straordinari (1.5 volte la loro tariffa normale) per aver superato le 40 ore in una settimana. I dipendenti stipendiati possono essere esentati, ma le leggi statali possono differire, quindi applica sempre lo standard più elevato.
- Separazione: Nessun mandato federale, ma molti datori di lavoro offrono una buonuscita per buona volontà. Alcuni stati la richiedono in situazioni specifiche come chiusure di stabilimenti o licenziamenti di massa.
Ricorda: questa è solo una panoramica del panorama occupazionale statunitense. Per approfondimenti e informazioni specifiche su ogni singolo stato, consulta Foothold America . La nostra esperienza può aiutarti a districarti tra le complessità della legislazione sul lavoro statunitense e a garantire che le tue pratiche di assunzione siano pienamente conformi alla legge.
Imposta sui salari negli Stati Uniti
Negli Stati Uniti, assumere personale non significa solo stipendi. Una volta che un dipendente inizia a ricevere lo stipendio, il datore di lavoro è responsabile delle imposte alla fonte, come le imposte sul reddito e FICA, e dei contributi ai fondi governativi come la previdenza sociale, Medicare, l'assicurazione contro la disoccupazione e l'indennità per infortuni sul lavoro. Ecco una ripartizione semplificata:
- Sicurezza sociale: Fornisce un reddito pensionistico ai lavoratori. Sia i datori di lavoro che i dipendenti contribuiscono con il 6.2% della retribuzione fino al massimale imponibile, che nel 2026 era di 184,500 dollari. Alcuni stati tassano questi benefici.
- assistenza sanitaria: Medicare è un'assicurazione sanitaria federale per gli adulti di età pari o superiore a 65 anni e per le persone più giovani che ricevono sussidi di invalidità. Datori di lavoro e dipendenti contribuiscono ciascuno con l'1.45%.
- Disoccupazione federale e statale: La legge federale sull'imposta sulla disoccupazione (FUTA) e la legge statale sull'imposta sulla disoccupazione (SUTA) forniscono un risarcimento ai lavoratori che hanno perso il lavoro. I datori di lavoro generalmente pagano 6% sui primi 7,000 dollari di stipendio, più tariffe specifiche per ogni stato.
- Indennità dei lavoratori: Fornisce assistenza medica e pagamenti ai dipendenti infortunati o malati sul lavoro. I datori di lavoro pagano premi, con tariffe che variano a seconda dello stato e del settore.
- Tassa sul reddito: I dipendenti devono pagare le tasse statali e federali sul reddito guadagnato.
- Imposta sul reddito federale: I dipendenti pagano le imposte federali sul reddito guadagnato. Queste imposte seguono un sistema progressivo, con sette scaglioni fiscali che vanno dal 10% al 37%. Ciò significa che i percettori di reddito più alti pagano una percentuale maggiore del loro reddito in tasse rispetto ai percettori di reddito più bassi.
- Imposta statale sul reddito: Oltre alle imposte federali, i dipendenti pagano anche le imposte sul reddito statali. Queste imposte variano notevolmente da stato a stato: alcuni stati applicano un'aliquota fissa, mentre altri utilizzano scaglioni di reddito simili a quelli federali. Nove stati non prevedono alcuna imposta sul reddito personale derivante dai salari: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming. Tutti gli altri stati la applicano.
Benefit per i dipendenti negli Stati Uniti
A differenza delle imposte sui salari, negli Stati Uniti non esiste uno standard nazionale per i benefit aziendali. Al contrario, ci si imbatte in un insieme eterogeneo di requisiti specifici a livello statale e benefit offerti dai datori di lavoro. Questa situazione può risultare complessa, soprattutto se confrontata con i Paesi che dispongono di benefit standardizzati. Per rimanere competitivi nell'attrarre e trattenere i migliori talenti, i datori di lavoro potrebbero dover valutare l'offerta di un pacchetto di benefit completo che vada oltre quanto previsto dalla legge.
Per saperne di più: Guida ai benefit obbligatori per i dipendenti negli Stati Uniti
Diritti alle ferie:
- Nessun mandato federale: A differenza di molti altri Paesi, gli Stati Uniti non garantiscono il congedo retribuito.
- Legge sul congedo familiare e medico (FMLA): Le aziende con più di 50 dipendenti devono offrire un congedo non retribuito, con garanzia del posto di lavoro, per motivi specifici.
- Variazioni di stato: Attenzione! Molti stati Inoltre, a Washington, DC, è obbligatorio il congedo per malattia retribuito, e le regole variano notevolmente.
- Ferie pagate: Molte aziende offrono congedi retribuiti (ferie, congedi familiari) in base alle proprie politiche, il che aggiunge ulteriore complessità.
Sicurezza sociale:
- Obbligatorio a livello federale: Sia i datori di lavoro che i dipendenti contribuiscono a questo programma di reddito pensionistico.
- Alcune tasse statali: Sebbene sia raro, alcuni stati tassano anche le prestazioni della previdenza sociale.
Assistenza sanitaria:
- Legge federale sull'assistenza sanitaria a prezzi accessibili (ACA): Le aziende con più di 50 dipendenti devono garantire una copertura minima essenziale, ma la complessità è notevole.
- Variazioni di stato: Alcuni stati hanno leggi aggiuntive in atto per migliorare l'assicurazione sanitaria dei dipendenti. Ad esempio, il Massachusetts impone livelli specifici di copertura sanitaria per i dipendenti.
Operazioni multi-stato? Preparati! Gestire diversi piani e fornitori di assicurazione sanitaria tra gli stati richiede uno sforzo extra.
Domande frequenti
Risposte rapide alle domande più frequenti poste dai datori di lavoro internazionali su questo argomento.
Un'azienda straniera può assumere dipendenti statunitensi senza avere una sede negli Stati Uniti?
Sì. Un Employer of Record diventa il datore di lavoro legale del tuo personale statunitense e si occupa di buste paga, benefit, ritenute fiscali e conformità statale. Tu continui a gestire le attività quotidiane. Questo ti permette di assumere rapidamente senza dover costituire una società. La nostra guida passo passo su come funziona un Employer of Record spiega il processo in dettaglio.
Quanto tempo ci vuole per assumere il primo dipendente negli Stati Uniti?
Dipende dal percorso scelto. Con un Employer of Record, spesso è possibile assumere un nuovo dipendente in pochi giorni o settimane, perché il datore di lavoro legale esiste già. Creare una propria entità richiede più tempo, in quanto è necessario costituire una società, ottenere un codice fiscale federale (Employer Number), aprire un conto corrente bancario e registrarsi presso gli enti statali preposti alla gestione delle buste paga prima del primo pagamento degli stipendi.
Quali imposte sui salari deve pagare un datore di lavoro statunitense?
I datori di lavoro pagano la FICA al 7.65%: 6.2% per la previdenza sociale sui salari fino a 184,500 dollari nel 2026, più l'1.45% per Medicare senza limite massimo. La FUTA è del 6.0% sui primi 7,000 dollari, di solito dello 0.6% dopo gli incentivi. I tassi di disoccupazione statali variano a seconda dello stato e della storia del datore di lavoro. I dipendenti pagano la FICA corrispondente tramite trattenuta sullo stipendio. La nostra guida sulla tassa FICA per i datori di lavoro tratta anche le ritenute.
Quali benefit per i dipendenti sono obbligatori per legge negli Stati Uniti?
Pochissimi. I datori di lavoro devono versare contributi per la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria (Medicare) e l'assicurazione contro la disoccupazione, e la maggior parte deve stipulare un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. I datori di lavoro con 50 o più dipendenti devono offrire un congedo non retribuito con garanzia del posto di lavoro ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMA). L'obbligo previsto dall'ACA si applica ai datori di lavoro con 50 o più dipendenti a tempo pieno equivalenti. Alcuni stati aggiungono il congedo per malattia retribuito o la copertura per invalidità.
Devo registrarmi in ogni stato in cui lavorano i miei dipendenti?
Di solito sì. Ogni stato in cui un dipendente vive o lavora richiede normalmente la registrazione per le imposte sui salari e l'assicurazione contro la disoccupazione. Molti stati richiedono inoltre che una società estera si registri per poter operare sul loro territorio. La costituzione in un singolo stato non è sufficiente per gli altri. Un Employer of Record gestisce queste registrazioni per conto del dipendente, utilizzando i propri account esistenti.
Difficoltà di assunzione negli Stati Uniti? Foothold America può aiutarti.
Espandersi negli Stati Uniti è entusiasmante, ma assumere un nuovo dipendente può trasformarsi in un labirinto normativo. Sei sommerso dalle scartoffie, stressato dalla conformità e preoccupato per le insidie legali? Non sei il solo.
La lotta alle assunzioni negli Stati Uniti è reale:
- Normative complesse: Le leggi federali e statali sono intricate e ciò può portare a costosi errori.
- Configurazione che richiede molto tempo: L'organizzazione degli stipendi, delle tasse sui dipendenti e dei benefit sottrae tempo prezioso alla crescita.
- Rischi di conformità: La mancata osservanza può comportare pesanti sanzioni e multe.
L'assunzione senza pensieri e conforme inizia qui:
Esistono tre modalità principali con cui possiamo aiutarvi a orientarvi tra le complessità del mercato del lavoro statunitense: Employer of Record (EOR), PEO+ Cross-Border Support™ e People Partnership Service (PPS).
1. Employer of Record (EOR): La nostra soluzione EOR è ideale per le aziende che desiderano assumere dipendenti statunitensi in modo rapido ed efficiente, senza l'onere di costituire un'entità legale. Ci occuperemo di tutto, dall'inserimento e dalla gestione delle buste paga all'amministrazione fiscale e alla conformità normativa, consentendovi di concentrarvi sulla ricerca dei migliori talenti e sulla crescita della vostra attività.
2. PEO+ Supporto Transfrontaliero™: Per le aziende che cercano una soluzione più semplice con vantaggi di co-impiego, il nostro servizio PEO+ agisce come co-datore di lavoro, assumendosi molti oneri amministrativi e consentendovi al contempo di mantenere uno stretto rapporto con il vostro personale statunitense.
3. Servizio di Partnership con le Risorse Umane (PPS): Se preferisci essere il datore di lavoro diretto della tua forza lavoro statunitense ma hai bisogno di supporto per le attività HR, la nostra offerta PPS fornisce un supporto HR completo per semplificare le tue operazioni.
A prescindere dalle tue esigenze specifiche, abbiamo la soluzione giusta per aiutarti a costruire il tuo team negli Stati Uniti con sicurezza. Collabora con noi e goditi la tranquillità di sapere che ci occuperemo dell'inserimento, della gestione e della conformità del tuo team statunitense.
Contattaci oggi stesso per discutere delle tue esigenze e trovare la soluzione più adatta alla tua attività.
CONTATTACI
Contattaci
Compila il modulo sottostante e uno dei nostri esperti di espansione negli Stati Uniti ti contatterà a breve per fissare un incontro con te. Durante la chiamata, discuteremo le tue esigenze aziendali, ti guideremo più nel dettaglio attraverso i nostri servizi e risponderemo a qualsiasi domanda tu possa avere.
