Leggi "Ban-the-Box": restrizioni sui precedenti penali nei processi di assunzione negli Stati Uniti

Le aziende internazionali che si espandono negli Stati Uniti si trovano ad affrontare una rete sempre più complessa di normative sul lavoro, ma poche sono così fraintese – o potenzialmente così costose – come le leggi "ban-the-box". Queste normative sull'assunzione di "pari opportunità" regolano ora quando e come i datori di lavoro possono chiedere informazioni sui precedenti penali, influenzando le strategie di acquisizione dei talenti in 37 stati e oltre 150 città e contee in tutto il paese.

Per i datori di lavoro stranieri, la conformità "ban-the-box" rappresenta sia un obbligo legale significativo che un inaspettato vantaggio competitivo. Le aziende che rispettano questi requisiti ottengono l'accesso a un bacino di talenti più ampio, posizionandosi al contempo come datori di lavoro all'avanguardia. Quelle che li ignorano vanno incontro a sanzioni crescenti, esposizione a contenziosi legali e opportunità perse nel panorama occupazionale americano in continua evoluzione.

Oltre i quattro quinti della popolazione statunitense – più di 267 milioni di persone – vive in una giurisdizione con una qualche forma di "ban-the-box" o politica di "fair chance", rendendo l'adeguamento inevitabile per la maggior parte delle aziende internazionali che desiderano entrare nel mercato americano.

Capire Ban-the-Box: cosa devono sapere i datori di lavoro internazionali

Le politiche "Ban the Box" sono nate dalla convinzione che i datori di lavoro debbano valutare innanzitutto le qualifiche di un candidato, senza lo stigma di una condanna o di un arresto. Il termine deriva dalla casella di spunta presente nei moduli di domanda di lavoro che chiede ai candidati informazioni sui precedenti penali.

Queste leggi – note anche come politiche di assunzione “Fair Chance” – modificano radicalmente le tempistiche tradizionali di assunzione, in quanto:

• Vietare domande sui precedenti penali nelle domande di lavoro iniziali
• Rimandare i controlli dei precedenti a una fase successiva del processo di assunzione
• Richiedere valutazioni individualizzate quando vengono scoperti precedenti penali
• Obbligo di procedure specifiche di notifica e risposta per decisioni lavorative negative

L'occupazione è un fattore chiave per ridurre il rischio di recidiva. Le leggi "Ban the Box" offrono alle persone con condanne penali l'accesso a maggiori pari opportunità di lavoro, creando un bacino di talenti più ampio per i datori di lavoro disposti ad adottare pratiche di assunzione basate su pari opportunità.

Requisiti federali: il Fair Chance to Compete for Jobs Act

Il governo federale ha definito il quadro normativo attraverso il Fair Chance to Compete for Jobs Act del 2019 , entrato in vigore il 20 dicembre 2021. Il Fair Chance Act vieta alle agenzie federali e agli appaltatori federali che agiscono per loro conto di richiedere a un candidato per un impiego federale di divulgare informazioni relative ai precedenti penali prima che l'agenzia gli offra un contratto di lavoro condizionato.

Obblighi del contraente federale

A partire dal 20 dicembre 2021, i contraenti federali dovranno conformarsi al Fair Chance Act (FCA) federale, che vieta ai contraenti di chiedere informazioni sui precedenti penali di un candidato in determinati casi nelle fasi iniziali del processo di candidatura.

La legge si applica alle posizioni "correlate" a lavori previsti da contratti federali, sebbene questa definizione rimanga ampiamente interpretata. Non è chiaro come determinare se la posizione debba svolgere un lavoro "correlato" a lavori previsti da un contratto federale. La FCA non fornisce una definizione in merito. Di conseguenza, questo requisito ha portato a un'interpretazione estensiva delle posizioni contemplate.

Esenzioni principali:

• Posizioni che richiedono l'accesso a informazioni classificate
• Doveri sensibili di sicurezza nazionale
• Ruoli delle forze dell'ordine federali
• Posizioni di tecnico militare a doppio status

Applicazione federale

Il rispetto dell'FCA dovrebbe essere una priorità per gli appaltatori federali attuali e futuri. La prima violazione dell'FCA può comportare un avvertimento scritto e l'obbligo di porvi rimedio, ma le violazioni successive possono avere conseguenze più significative. Ad esempio, ai sensi dell'FCA, l'appaltatore può essere ritenuto non idoneo a ricevere futuri contratti federali e il governo può sospendere il pagamento per i lavori completati su un contratto esistente fino a quando l'appaltatore non dimostri di aver rispettato la normativa.

Implementazione a livello statale per i datori di lavoro privati

Quindici stati hanno imposto la rimozione delle domande relative ai precedenti penali dai moduli di domanda di lavoro per i datori di lavoro privati: California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont e Washington.

California: la giurisdizione più complessa

Il Fair Chance Act della California rappresenta una delle leggi statali più complete in materia di divieto di chiedere informazioni sui precedenti penali nei candidati. La legge californiana si applica ai datori di lavoro con cinque o più dipendenti ed è una delle più complete del Paese. Ai datori di lavoro è vietato chiedere informazioni sui precedenti penali di un candidato prima che sia stata formulata un'offerta di lavoro condizionata.

Espansione della Contea di Los Angeles (2024): i datori di lavoro della Contea di Los Angeles con cinque o più dipendenti nelle aree non incorporate della Contea di Los Angeles devono ora tenere conto di ulteriori requisiti previsti dalla nuova Ordinanza "Fair Chance" per i datori di lavoro della Contea, entrata in vigore il 3 settembre 2024.

L'ordinanza della contea richiede un linguaggio specifico negli annunci di lavoro: una dichiarazione che "i candidati qualificati con precedenti penali o condanne saranno presi in considerazione per l'assunzione in conformità con l'ordinanza della contea di Los Angeles sulle giuste possibilità di impiego per i datori di lavoro e il California Fair Chance Act".

Requisiti di conformità multi-stato

Standard di valutazione individualizzati

Quando i precedenti penali vengono scoperti dopo un'offerta di lavoro condizionata, la maggior parte delle giurisdizioni richiede valutazioni individuali complete che tengano conto di:

1. Natura e gravità del reato: Rapporto diretto con le responsabilità lavorative
2. Tempo trascorso: Tempo sufficiente per la riabilitazione e il cambiamento del comportamento
3. Correlazione con il lavoro: Collegamento essenziale con i doveri della posizione e le necessità aziendali

La California richiede ai datori di lavoro di effettuare una valutazione personalizzata e di inviare un avviso di pre-azione avversa se intendono recedere dall'offerta a causa di precedenti penali.

Procedure di notifica e risposta

I requisiti di preavviso variano significativamente a seconda della giurisdizione. La Contea di Los Angeles richiede che ai richiedenti vengano concessi almeno dieci giorni lavorativi per (i) rispondere alla notifica preliminare se il richiedente notifica al datore di lavoro di contestare l'accuratezza della verifica dei precedenti e sta adottando misure per ottenere prove, oppure (ii) presentare prove di riabilitazione o circostanze attenuanti oralmente durante un incontro tra il richiedente e il datore di lavoro.

Linee guida EEOC e quadro federale antidiscriminazione

Le linee guida della Commissione per le Pari Opportunità di Impiego (EEOC) forniscono un contesto fondamentale per i datori di lavoro internazionali. L'EEOC applica il Titolo VII, che vieta la discriminazione sul lavoro basata su razza, colore, religione, sesso o origine nazionale. Avere precedenti penali non è elencato tra i motivi di discriminazione tutelati dal Titolo VII.

Preoccupazioni di impatto disparate

Ad esempio, i datori di lavoro non dovrebbero utilizzare una politica o una pratica che escluda le persone con determinati precedenti penali se tale politica o pratica svantaggia significativamente gli individui di una particolare razza, origine nazionale o altra caratteristica protetta e non prevede con precisione chi sarà un dipendente responsabile, affidabile o sicuro.

Le migliori pratiche dell'EEOC per i datori di lavoro internazionali:

• Trattare in modo coerente i candidati con precedenti penali simili
• Se chiedi ai candidati informazioni sui precedenti penali, valuta di aspettare fino a una fase successiva del processo di assunzione per farlo
• Determinare in che modo la storia criminale del candidato è correlata ai rischi e alle responsabilità del lavoro

Applicazione e sanzioni: la realtà finanziaria per le aziende internazionali

Struttura sanzionatoria della California

La Contea di Los Angeles autorizza il Dipartimento per i Consumatori e le Imprese della Contea a indagare e a irrogare sanzioni da 5, 10 e 20 dollari per ogni violazione progressiva di questi requisiti. Inoltre, è espressamente autorizzato il contenzioso civile privato.

Esempi di applicazione aziendale

Nel 2016, Big Lots e Marshalls hanno pagato sanzioni sostanziali per un totale di 195,000 dollari per aver violato l'ordinanza "ban-the-box" di Buffalo, includendo domande sui precedenti penali nei moduli di domanda di lavoro per i loro negozi di Buffalo. Big Lots ha accettato di pagare una multa di 100,000 dollari, mentre Marshalls ha pagato una sanzione di 95,000 dollari.

L'indagine del Procuratore Generale dello Stato di New York, Eric T. Schneiderman, ha rivelato che entrambe le catene di negozi avevano distribuito moduli di domanda di lavoro contenenti domande sui precedenti penali dei potenziali candidati per i loro punti vendita di Buffalo. Oltre alle sanzioni pecuniarie, entrambe le aziende hanno accettato di rimuovere le domande sui precedenti penali dai moduli di domanda per tutti i loro negozi nello Stato di New York: Big Lots da 64 negozi e Marshalls da 75.

Entrambi i rivenditori hanno inoltre concordato di intensificare gli sforzi per reclutare candidati con precedenti penali, collaborando con un'organizzazione esperta nella formazione di lavoratori con precedenti penali. Le aziende sono state inoltre tenute a implementare nuove politiche, corsi di formazione e obblighi di segnalazione all'ufficio del Procuratore Generale.

Questo provvedimento di controllo dimostra la serie di obblighi di conformità che possono derivare dalle violazioni del divieto di chiedere informazioni aggiuntive sui farmaci: quella che era iniziata come una violazione di un'ordinanza locale di Buffalo ha portato a modifiche delle politiche a livello statale in 139 punti vendita e a una continua supervisione normativa.

Considerazioni specifiche del settore per le aziende internazionali

Appaltatori federali

Le aziende internazionali che si aggiudicano contratti federali sono soggette a doppi obblighi di conformità sia ai sensi del Fair Chance Act federale , sia ai sensi delle leggi statali/locali applicabili in materia di divieto di richiesta di informazioni sui precedenti penali.

Ai sensi dell'FCA, i datori di lavoro e gli appaltatori federali non possono chiedere informazioni su arresti, incriminazioni, accuse penali formali, condanne o precedenti penali secretati o cancellati nel modulo di domanda o durante il colloquio. Tuttavia, esistono esenzioni chiave per posizioni che richiedono l'accesso a informazioni classificate, compiti di sicurezza nazionale o ruoli nelle forze dell'ordine.

Industria dei servizi finanziari

Il settore dei servizi finanziari ha subito cambiamenti significativi con l'entrata in vigore del Fair Hiring in Banking Act (FHBA), firmato il 23 dicembre 2022. L'FHBA ha sostanzialmente modificato la Sezione 19 del Federal Deposit Insurance Act al fine di ridurre gli ostacoli all'assunzione nel settore dei servizi finanziari.

In precedenza, la Sezione 19 vietava alle persone condannate per reati penali che implicassero disonestà, abuso di fiducia o riciclaggio di denaro di lavorare presso istituzioni assicurate dalla FDIC senza previo consenso scritto. La FHBA ha introdotto diverse esenzioni chiave:

• Reati più vecchi: Alcuni reati commessi più di sette anni fa
• reati giovanili: Reati commessi da individui di età pari o inferiore a 21 anni
• Reati minori: Reati de minimis con periodi di attesa minimi
• Possesso di droga: Semplice possesso di sostanze controllate

Poiché le sanzioni per la non conformità sono sostanziali (comprese multe di 1,000,000 di dollari al giorno), le istituzioni assicurate dalla FDIC dovrebbero rivedere le proprie politiche e pratiche per garantire che venga presa in considerazione la Sezione 19 quando si valutano le condanne dei candidati e la loro storia di ammissione al programma.

Settori sanitario e dell'assistenza all'infanzia

I datori di lavoro nel settore sanitario si trovano ad affrontare un dilemma particolare: bilanciare le leggi "Ban-the-Box" che impongono pratiche di assunzione eque con gli standard di sicurezza a tutela di pazienti e personale. Nel settore sanitario, questo presenta delle sfide, poiché i ruoli possono richiedere rigorosi controlli dei precedenti a causa della natura delicata del lavoro.

Molte giurisdizioni prevedono esenzioni quando altre leggi richiedono lo screening dei precedenti penali. Anche le normative "Ban the Box" prevedono esenzioni in circostanze specifiche. Le leggi "Ban the Box" non si applicano in molti stati se una legge diversa richiede o consente di chiedere ai candidati informazioni sui precedenti penali. Ad esempio, numerose leggi statali impongono ai datori di lavoro di chiedere informazioni sulle condanne penali quando assumono per posizioni nei settori sanitario, dell'assistenza all'infanzia e finanziario.

Requisiti chiave di conformità sanitaria:

• Valutazioni individualizzate: I datori di lavoro devono valutare fattori quali la natura del reato, la sua rilevanza per il lavoro e se il candidato ha dimostrato di essere riabilitato
• Requisiti di azione avversa: Procedure specifiche per le notifiche di azioni pre-avverse e periodi di attesa
• Variazioni specifiche dello stato: Ad esempio, la contea di Prince George richiede un periodo di attesa di sette giorni prima dell'azione avversa definitiva

Migliori pratiche per la conformità internazionale

Sviluppo delle politiche

Creare una policy interna che descriva dettagliatamente l'approccio della vostra organizzazione ai precedenti penali durante il processo di assunzione. La policy dovrebbe identificare reati specifici che potrebbero indicare l'inadeguatezza di un candidato a svolgere i requisiti richiesti e richiedere ai responsabili delle assunzioni di condurre valutazioni personalizzate per ciascun candidato.

Implementazione coerente

Se si introduce volontariamente una politica "Ban the Box", è necessario applicarla in modo coerente. Se si chiede ai candidati di verificare i precedenti penali in una fase successiva del processo di assunzione, è opportuno chiedere a tutti i candidati presi in considerazione per il ruolo. Chiedere solo a candidati specifici potrebbe costituire discriminazione.

Requisiti di documentazione

Mantenere registri dettagliati di:

• Fattori di valutazione e decisioni individualizzati
• Tempistiche di notifica e risposte dei candidati
• Giustificazioni di necessità aziendale per azioni avverse
• Formazione fornita al personale addetto alle assunzioni

Come Foothold America supporta la tua strategia Ban-the-Box

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• Costruzione di ponti culturali – Definiamo le aspettative dei candidati per lavorare con aziende internazionali e mettiamo in evidenza i punti di forza della vostra azienda ai lavoratori statunitensi che desiderano una crescita professionale e potrebbero essere titubanti a lavorare per aziende non statunitensi.
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Il tuo successo nel mercato americano dipende dalla capacità di trovare i talenti giusti, orientandosi tra le complesse normative sul lavoro. Il nostro servizio ETA offre un valore significativo grazie a un più ampio accesso ai talenti, costi inferiori al mercato (fino al 50% di risparmio sulle commissioni di acquisizione dei talenti) e un piano di pagamento semestrale che distribuisce i costi di reclutamento nel tempo.

Per una consulenza legale su specifici requisiti di conformità ban-the-box, consigliamo di consultare avvocati qualificati in diritto del lavoro, specializzati nella legislazione sulle assunzioni eque.

Conclusione: conformità strategica per il successo sul mercato

Le leggi "ban-the-box" rappresentano un cambiamento fondamentale nelle pratiche di assunzione americane che le aziende internazionali non possono permettersi di ignorare. Queste normative influenzano i processi di assunzione nella maggior parte dei principali mercati statunitensi, creando sia obblighi di conformità che opportunità strategiche per accedere a diversificati bacini di talenti.

Le aziende che adottano proattivamente i principi di assunzione equa si posizionano in modo vantaggioso nei mercati competitivi dei talenti, dimostrando al contempo impegno verso pratiche di assunzione inclusive. Quelle che considerano il ban-the-box una mera conformità normativa perdono l'opportunità di differenziare il proprio employer branding e di accedere a un bacino di candidati motivati.

Il quadro normativo continua a evolversi rapidamente, con un numero sempre maggiore di giurisdizioni che aggiungono o ampliano i requisiti ogni anno. Le aziende internazionali che adottano sistemi completi di "ban-the-boxing" evitano ora costosi problemi di conformità, costruendo al contempo vantaggi competitivi sostenibili nell'acquisizione di talenti negli Stati Uniti.

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