Le aziende internazionali che si espandono negli Stati Uniti si trovano ad affrontare una rete sempre più complessa di normative sul lavoro, ma poche sono così incomprese – o potenzialmente costose – come le leggi "ban-the-box". Queste normative sulle assunzioni "fair chance" ora disciplinano quando e come i datori di lavoro possono richiedere informazioni sui precedenti penali, influenzando le strategie di acquisizione di talenti in 37 stati e oltre 150 città e contee a livello nazionale.
Per i datori di lavoro stranieri, la conformità "ban-the-box" rappresenta sia un obbligo legale significativo che un inaspettato vantaggio competitivo. Le aziende che rispettano questi requisiti ottengono l'accesso a un bacino di talenti più ampio, posizionandosi al contempo come datori di lavoro all'avanguardia. Quelle che li ignorano vanno incontro a sanzioni crescenti, esposizione a contenziosi legali e opportunità perse nel panorama occupazionale americano in continua evoluzione.
Oltre quattro quinti della popolazione statunitense, ovvero oltre 267 milioni di persone, vivono in una giurisdizione con una qualche forma di politica di ban-the-box o di fair-chance, il che rende inevitabile il rispetto delle norme per la maggior parte delle aziende internazionali che desiderano entrare nel mercato americano.
Capire Ban-the-Box: cosa devono sapere i datori di lavoro internazionali
Le politiche "Ban the box" nascono dalla convinzione che i datori di lavoro debbano considerare prima di tutto le qualifiche di un candidato, senza lo stigma di una condanna o di un arresto. Il termine ha origine dalla casella di controllo presente nelle domande di lavoro che chiedeva ai candidati di fornire informazioni sui precedenti penali.
Queste leggi, note anche come politiche di assunzione "Fair Chance", modificano radicalmente le tempistiche tradizionali delle assunzioni:
- Vietare domande sui precedenti penali nelle domande di lavoro iniziali
- Rimandare i controlli dei precedenti a una fase successiva del processo di assunzione
- Richiedere valutazioni individualizzate quando vengono scoperti precedenti penali
- Obbligo di procedure specifiche di notifica e risposta per decisioni lavorative negative
L'occupazione è un fattore chiave per ridurre il rischio di recidiva. Le leggi "Ban the Box" offrono alle persone con condanne penali l'accesso a maggiori pari opportunità di lavoro, creando un bacino di talenti più ampio per i datori di lavoro disposti ad adottare pratiche di assunzione basate su pari opportunità.
Requisiti federali: il Fair Chance to Compete for Jobs Act
Il governo federale ha stabilito il quadro attraverso il Legge del 2019 sulla giusta possibilità di competere per i posti di lavoro, entrato in vigore il 20 dicembre 2021. Il Fair Chance Act vieta alle agenzie federali e ai contraenti federali che agiscono per loro conto di richiedere a un candidato per un impiego federale di rivelare informazioni sui precedenti penali prima che l'agenzia faccia un'offerta di lavoro condizionata a tale candidato.
Obblighi del contraente federale
A partire dal 20 dicembre 2021, i contraenti federali dovranno conformarsi al Fair Chance Act (FCA) federale, che vieta ai contraenti di chiedere informazioni sui precedenti penali di un candidato in determinati casi nelle fasi iniziali del processo di candidatura.
La legge si applica alle posizioni "correlate" a lavori previsti da contratti federali, sebbene questa definizione rimanga ampiamente interpretata. Non è chiaro come determinare se la posizione debba svolgere un lavoro "correlato" a lavori previsti da un contratto federale. La FCA non fornisce una definizione in merito. Di conseguenza, questo requisito ha portato a un'interpretazione estensiva delle posizioni contemplate.
Esenzioni principali:
- Posizioni che richiedono l'accesso a informazioni classificate
- Doveri sensibili di sicurezza nazionale
- Ruoli delle forze dell'ordine federali
- Posizioni di tecnico militare a doppio status
Applicazione federale
Il rispetto dell'FCA dovrebbe essere una priorità per gli appaltatori federali attuali e futuri. La prima violazione dell'FCA può comportare un avvertimento scritto e l'obbligo di porvi rimedio, ma le violazioni successive possono avere conseguenze più significative. Ad esempio, ai sensi dell'FCA, l'appaltatore può essere ritenuto non idoneo a ricevere futuri contratti federali e il governo può sospendere il pagamento per i lavori completati su un contratto esistente fino a quando l'appaltatore non dimostri di aver rispettato la normativa.
Implementazione a livello statale per i datori di lavoro privati
Quindici stati hanno imposto la rimozione delle domande relative ai precedenti penali dalle domande di lavoro per i datori di lavoro privati: California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont e Washington.
California: la giurisdizione più complessa
California di Legge sulle pari opportunità Rappresenta una delle leggi "ban-the-box" più complete a livello statale. La legge "Ban-the-Box" della California si applica ai datori di lavoro con cinque o più dipendenti ed è una delle più complete del Paese. Ai datori di lavoro è vietato chiedere informazioni sui precedenti penali di un candidato fino a quando non viene formulata un'offerta di lavoro condizionata.
Espansione della contea di Los Angeles (2024): I datori di lavoro della contea di Los Angeles con cinque o più dipendenti in aree non costituite della contea di Los Angeles devono ora essere consapevoli dei requisiti aggiuntivi previsti dalla nuova ordinanza della contea sulle giuste opportunità per i datori di lavoro a partire dal 28 marzo 2024.
L'ordinanza della contea richiede un linguaggio specifico negli annunci di lavoro: una dichiarazione che "i candidati qualificati con precedenti penali o condanne saranno presi in considerazione per l'assunzione in conformità con l'ordinanza della contea di Los Angeles sulle giuste possibilità di impiego per i datori di lavoro e il California Fair Chance Act".
Requisiti di conformità multi-stato
Standard di valutazione individualizzati
Quando vengono scoperti precedenti penali dopo offerte condizionali, la maggior parte delle giurisdizioni richiede valutazioni individuali complete che tengano conto di:
- Natura e gravità del reato: Rapporto diretto con le responsabilità lavorative
- Tempo trascorso: Tempo sufficiente per la riabilitazione e il cambiamento del comportamento
- Correlazione con il lavoro: Collegamento essenziale con i doveri della posizione e le necessità aziendali
La California richiede ai datori di lavoro di effettuare una valutazione personalizzata e di inviare un avviso di pre-azione avversa se intendono recedere dall'offerta a causa di precedenti penali.
Procedure di notifica e risposta
I requisiti di preavviso variano significativamente a seconda della giurisdizione. La Contea di Los Angeles richiede che ai richiedenti vengano concessi almeno dieci giorni lavorativi per (i) rispondere alla notifica preliminare se il richiedente notifica al datore di lavoro di contestare l'accuratezza della verifica dei precedenti e sta adottando misure per ottenere prove, oppure (ii) presentare prove di riabilitazione o circostanze attenuanti oralmente durante un incontro tra il richiedente e il datore di lavoro.
Linee guida EEOC e quadro federale antidiscriminazione
Migliori Linee guida per l'applicazione della Commissione per le pari opportunità di lavoro Fornisce un contesto fondamentale per i datori di lavoro internazionali. L'EEOC applica il Titolo VII, che vieta la discriminazione sul lavoro basata su razza, colore, religione, sesso o origine nazionale. Avere precedenti penali non è elencato come motivo di protezione nel Titolo VII.
Preoccupazioni di impatto disparate
Ad esempio, i datori di lavoro non dovrebbero utilizzare una politica o una pratica che escluda le persone con determinati precedenti penali se tale politica o pratica svantaggia significativamente gli individui di una particolare razza, origine nazionale o altra caratteristica protetta e non prevede con precisione chi sarà un dipendente responsabile, affidabile o sicuro.
Le migliori pratiche dell'EEOC per i datori di lavoro internazionali:
- Trattare in modo coerente i candidati con precedenti penali simili
- Se chiedi ai candidati informazioni sui precedenti penali, valuta di aspettare fino a una fase successiva del processo di assunzione per farlo
- Determinare in che modo la storia criminale del candidato è correlata ai rischi e alle responsabilità del lavoro
Applicazione e sanzioni: la realtà finanziaria per le aziende internazionali
Struttura sanzionatoria della California
La Contea di Los Angeles autorizza il Dipartimento per i Consumatori e le Imprese della Contea a indagare e a irrogare sanzioni da 5, 10 e 20 dollari per ogni violazione progressiva di questi requisiti. Inoltre, è espressamente autorizzato il contenzioso civile privato.
Esempi di applicazione aziendale
Nel 2016, Big Lots e Marshalls hanno pagato sanzioni sostanziali per un totale di $ 195,000 per aver violato l'ordinanza "ban-the-box" di Buffalo includendo le richieste di informazioni sui precedenti penali nelle domande di lavoro presso i punti vendita di Buffalo. Big Lots ha accettato di pagare una multa di 100,000 dollari, mentre Marshalls ha pagato una sanzione di 95,000 dollari.
L'indagine del Procuratore Generale dello Stato di New York, Eric T. Schneiderman, ha scoperto che entrambi i rivenditori avevano distribuito domande di lavoro che richiedevano informazioni sui precedenti penali dei potenziali candidati presso i loro punti vendita di Buffalo. Oltre alle sanzioni pecuniarie, entrambe le aziende hanno concordato di rimuovere le richieste di informazioni sui precedenti penali dalle domande di lavoro per tutti i loro punti vendita nello Stato di New York: Big Lots da 64 punti vendita e Marshalls da 75 punti vendita.
Entrambi i rivenditori hanno inoltre concordato di intensificare gli sforzi per reclutare candidati con precedenti penali, collaborando con un'organizzazione esperta nella formazione di lavoratori con precedenti penali. Le aziende sono state inoltre tenute a implementare nuove politiche, corsi di formazione e obblighi di segnalazione all'ufficio del Procuratore Generale.
Questa azione di contrasto dimostra i requisiti di conformità a cascata che possono derivare dalle violazioni del divieto di vendita al dettaglio: quella che è iniziata come una violazione di un'ordinanza locale di Buffalo ha portato a modifiche delle politiche a livello statale in 139 punti vendita combinati e a una continua supervisione normativa.
Considerazioni specifiche del settore per le aziende internazionali
Appaltatori federali
Le aziende internazionali che si aggiudicano contratti federali devono affrontare doppi obblighi di conformità sia ai sensi del contratto federale Legge sulle pari opportunità e le leggi statali/locali applicabili che vietano qualsiasi utilizzo improprio.
Ai sensi dell'FCA, i datori di lavoro e gli appaltatori federali non possono chiedere informazioni su arresti, incriminazioni, accuse penali formali, condanne o precedenti penali secretati o cancellati nel modulo di domanda o durante il colloquio. Tuttavia, esistono esenzioni chiave per posizioni che richiedono l'accesso a informazioni classificate, compiti di sicurezza nazionale o ruoli nelle forze dell'ordine.
Industria dei servizi finanziari
Il settore dei servizi finanziari ha subito cambiamenti significativi con l' Legge sulla parità di trattamento nel settore bancario (FHBA), promulgata il 23 dicembre 2022. La FHBA ha sostanzialmente rivisto la Sezione 19 del Federal Deposit Insurance Act per ridurre le barriere all'assunzione nel settore dei servizi finanziari.
In precedenza, la Sezione 19 vietava alle persone condannate per reati penali che implicassero disonestà, abuso di fiducia o riciclaggio di denaro di lavorare presso istituzioni assicurate dalla FDIC senza previo consenso scritto. La FHBA ha introdotto diverse esenzioni chiave:
- Reati più vecchi: Alcuni reati commessi più di sette anni fa
- reati giovanili: Reati commessi da individui di età pari o inferiore a 21 anni
- Reati minori: Reati de minimis con periodi di attesa minimi
- Possesso di droga: Semplice possesso di sostanze controllate
Poiché le sanzioni per la non conformità sono sostanziali (comprese multe di 1,000,000 di dollari al giorno), le istituzioni assicurate dalla FDIC dovrebbero rivedere le proprie politiche e pratiche per garantire che venga presa in considerazione la Sezione 19 quando si valutano le condanne dei candidati e la loro storia di ammissione al programma.
Settori sanitario e dell'assistenza all'infanzia
I datori di lavoro nel settore sanitario si trovano ad affrontare un dilemma particolare: bilanciare le leggi "Ban-the-Box" che impongono pratiche di assunzione eque con gli standard di sicurezza a tutela di pazienti e personale. Nel settore sanitario, questo presenta delle sfide, poiché i ruoli possono richiedere rigorosi controlli dei precedenti a causa della natura delicata del lavoro.
Molte giurisdizioni prevedono esenzioni quando altre leggi richiedono lo screening dei precedenti penali. Anche le normative "Ban the Box" prevedono esenzioni in circostanze specifiche. Le leggi "Ban the Box" non si applicano in molti stati se una legge diversa richiede o consente di chiedere ai candidati informazioni sui precedenti penali. Ad esempio, numerose leggi statali impongono ai datori di lavoro di chiedere informazioni sulle condanne penali quando assumono per posizioni nei settori sanitario, dell'assistenza all'infanzia e finanziario.
Requisiti chiave di conformità sanitaria:
- Valutazioni individualizzate: I datori di lavoro devono valutare fattori quali la natura del reato, la sua rilevanza per il lavoro e se il candidato ha dimostrato di essere riabilitato
- Requisiti di azione avversa: Procedure specifiche per le notifiche di azioni pre-avverse e periodi di attesa
- Variazioni specifiche dello stato: Ad esempio, la contea di Prince George richiede un periodo di attesa di sette giorni prima dell'azione avversa definitiva
Migliori pratiche per la conformità internazionale
Sviluppo delle politiche
Creare una policy interna che descriva dettagliatamente l'approccio della vostra organizzazione ai precedenti penali durante il processo di assunzione. La policy dovrebbe identificare reati specifici che potrebbero indicare l'inadeguatezza di un candidato a svolgere i requisiti richiesti e richiedere ai responsabili delle assunzioni di condurre valutazioni personalizzate per ciascun candidato.
Implementazione coerente
Se si introduce volontariamente una politica "Ban the Box", è necessario applicarla in modo coerente. Se si chiede ai candidati di verificare i precedenti penali in una fase successiva del processo di assunzione, è opportuno chiedere a tutti i candidati presi in considerazione per il ruolo. Chiedere solo a candidati specifici potrebbe costituire discriminazione.
Requisiti di documentazione
Mantenere registri dettagliati di:
- Fattori di valutazione e decisioni individualizzati
- Tempistiche di notifica e risposte dei candidati
- Giustificazioni di necessità aziendale per azioni avverse
- Formazione fornita al personale addetto alle assunzioni
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- Costruzione di ponti culturali – Definiamo le aspettative dei candidati per lavorare con aziende internazionali e mettiamo in evidenza i punti di forza della vostra azienda ai lavoratori statunitensi che desiderano una crescita professionale e potrebbero essere titubanti a lavorare per aziende non statunitensi.
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Conclusione: conformità strategica per il successo sul mercato
Le leggi "ban-the-box" rappresentano un cambiamento fondamentale nelle pratiche di assunzione americane che le aziende internazionali non possono permettersi di ignorare. Queste normative influenzano i processi di assunzione nella maggior parte dei principali mercati statunitensi, creando sia obblighi di conformità che opportunità strategiche per accedere a diversificati bacini di talenti.
Le aziende che adottano proattivamente i principi di assunzione equa si posizionano in modo vantaggioso nei mercati competitivi dei talenti, dimostrando al contempo impegno verso pratiche di assunzione inclusive. Quelle che considerano il ban-the-box una mera conformità normativa perdono l'opportunità di differenziare il proprio employer branding e di accedere a un bacino di candidati motivati.
Il panorama normativo continua a evolversi rapidamente, con ulteriori giurisdizioni che implementeranno requisiti nel corso del 2024 e oltre. Le aziende internazionali che implementano quadri normativi completi e rigorosi ora evitano costose violazioni della conformità, costruendo al contempo vantaggi competitivi sostenibili nell'acquisizione di talenti americani.
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Domande frequenti sulle leggi statunitensi "Ban-the-Box"
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Le leggi "ban-the-box" in importanti giurisdizioni come New York City, San Francisco e il Distretto di Columbia hanno cambiato radicalmente le modalità con cui i datori di lavoro possono effettuare una verifica dei precedenti penali. Queste politiche di "fair chance" vietano di chiedere informazioni sui precedenti penali di un candidato nelle candidature iniziali, imponendo ai datori di lavoro di attendere fino a dopo un'offerta di lavoro condizionata prima di effettuare una verifica dei precedenti penali. La campagna "box" ha eliminato con successo la richiesta di informazioni sui precedenti penali fin dalle prime fasi di assunzione. A livello locale, queste giurisdizioni hanno implementato alcune delle politiche di "fair chance" più complete del Paese, garantendo che le qualifiche di un candidato vengano valutate in primo luogo senza che lo stigma dei precedenti penali crei barriere indebite alle opportunità di lavoro sia nel settore privato che per gli appaltatori pubblici.
I requisiti di legge locali variano significativamente, ma la maggior parte delle giurisdizioni richiede ai datori di lavoro di fornire informazioni aggiuntive quando prendono decisioni di assunzione sfavorevoli basate sui precedenti penali. Ad esempio, la Contea di Los Angeles richiede una clausola specifica nelle offerte di lavoro che affermi che "i candidati qualificati con precedenti penali o condanne saranno presi in considerazione per l'assunzione in conformità con la Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers e il California Fair Chance Act". Quando i datori di lavoro scoprono precedenti penali dopo un'offerta di lavoro condizionata, devono condurre valutazioni individuali e fornire avvisi di azioni avverse. Questi avvisi devono includere informazioni specifiche sui precedenti penali alla base della decisione, rispettare i requisiti del Fair Credit Reporting Act e dare ai candidati il tempo di rispondere con circostanze attenuanti o prove di riabilitazione.
Gli appaltatori governativi sono soggetti a un duplice obbligo di conformità, sia in base alle politiche federali sulle pari opportunità, sia in base alle leggi statali/locali applicabili. Il Fair Chance Act federale vieta agli appaltatori governativi di informarsi sui precedenti penali di un candidato prima di presentare un'offerta di lavoro condizionata per posizioni correlate a contratti federali. Tuttavia, esistono esenzioni per posizioni che richiedono l'accesso a informazioni riservate, compiti di sicurezza nazionale o ruoli nelle forze dell'ordine. Gli appaltatori devono prestare particolare attenzione poiché le violazioni possono comportare la sospensione del contratto, il blocco dei pagamenti e l'ineleggibilità per futuri contratti federali. La definizione di posizioni "correlate" a contratti federali rimane ampiamente interpretata, il che significa che gli appaltatori spesso applicano questi requisiti in modo più esteso di quanto inizialmente previsto per evitare rischi di conformità.
Sì, ci sono notevoli preoccupazioni riguardo alla discriminazione razziale quando si utilizzano i controlli dei precedenti penali, motivo per cui le politiche di "fair chance" hanno guadagnato slancio negli ultimi anni. La Equal Employment Opportunity Commission ha rilevato che le politiche che escludono le persone con precedenti penali possono creare un tasso più elevato di impatto disparato sulle categorie protette, colpendo in particolare le minoranze razziali in modo sproporzionato. Ciò può costituire discriminazione razziale indiretta anche quando non è intenzionalmente discriminatorio. I datori di lavoro devono garantire che le loro politiche sui precedenti penali non creino barriere indebite per i gruppi protetti e dovrebbero trattare i candidati con precedenti penali simili in modo coerente. Il requisito di valutazione individualizzata aiuta i datori di lavoro a valutare ogni caso in modo equo, tenendo conto di fattori come la natura del reato, il tempo trascorso e la correlazione con il lavoro, per evitare pratiche discriminatorie.
L'implementazione strategica di politiche di pari opportunità consente ai datori di lavoro di accedere a un bacino di talenti più ampio, mantenendo al contempo la conformità in tutte le giurisdizioni. Negli ultimi anni, un numero sempre maggiore di aziende ha adottato volontariamente queste pratiche, anche laddove non richiesto dalla legge, riconoscendo che la rimozione di barriere indebite apre l'accesso a candidati motivati. I principali passaggi di implementazione includono l'aggiornamento delle candidature per rimuovere le domande sui precedenti penali, la formazione dei responsabili delle assunzioni sulle procedure di valutazione individualizzate e la garanzia della conformità ai requisiti di legge locali in ciascuna giurisdizione operativa. Aziende come Foothold America aiutano le aziende internazionali a districarsi in questi complessi requisiti attraverso pratiche di reclutamento conformi che aderiscono rigorosamente alle linee guida dell'Equal Employment Opportunity Commission. Il settore privato considera sempre più le assunzioni conformi sia una necessità di conformità che un vantaggio competitivo, poiché dimostrano l'impegno per un'occupazione inclusiva, ampliando al contempo il bacino di talenti in mercati del lavoro ristretti.
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