Modulo I-9 ed E-Verify: la guida per i datori di lavoro delle aziende internazionali

Ogni datore di lavoro statunitense deve compilare il modulo I-9 per ogni nuovo assunto, compresi i cittadini statunitensi. Il dipendente compila la Sezione 1 entro il primo giorno di lavoro. La Sezione 2 va compilata entro tre giorni lavorativi da tale data. E-Verify è un sistema separato, volontario ai sensi della legge federale e obbligatorio in diversi stati.

La maggior parte dei datori di lavoro statunitensi che assumono personale per la prima volta sa che il modulo esiste. Ciò che li coglie di sorpresa sono le tempistiche, il fatto che non possano richiedere documenti specifici e la necessità di una nuova verifica. Una modifica normativa introdotta nel marzo 2026 ha inoltre eliminato la possibilità di correggere gratuitamente molti piccoli errori.

Che cos'è il modulo I-9?

Il modulo I-9, Verifica dell'idoneità al lavoro, attesta che hai controllato l'identità di un nuovo dipendente e il suo diritto a lavorare negli Stati Uniti. Si applica a ogni dipendente assunto negli Stati Uniti, cittadini inclusi. Non sono previste esenzioni per le piccole imprese né per i neoassunti. Un dipendente negli Stati Uniti corrisponde a un modulo I-9.

L'edizione corrente è datata 20/01/25 e scade il 31/05/2027. I datori di lavoro che utilizzano sistemi elettronici per la compilazione del modulo I-9 erano tenuti a visualizzare la data di scadenza del 31/05/2027 entro il 31 luglio 2026.

Quali documenti potete accettare?

È proprio qui che la maggior parte dei datori di lavoro internazionali commette un errore, ed è fondamentale fare le cose nel modo giusto.

Il dipendente deve presentare un documento dalla Lista A, oppure un documento dalla Lista B più uno dalla Lista C. Non è consentito presentare contemporaneamente un documento dalla Lista A e un documento dalla Lista B o C.

La scelta spetta al dipendente. Tu no.

In casi limitati, è possibile accettare una ricevuta per la sostituzione di un documento, generalmente valida per 90 giorni. Le ricevute non possono essere utilizzate se la procedura richiederà meno di tre giorni lavorativi.

Cosa non si può fare durante il controllo dei documenti

Non puoi dire a un dipendente quali documenti portare. Il tuo compito è accettare ciò che presenta se appare ragionevolmente autentico e si riferisce alla persona.

Due comportamenti sono la causa principale dei problemi:

1. Documenti di specifica. Richiedere la patente di guida e la tessera di previdenza sociale non è un'istruzione utile. Si tratta di una pratica documentale scorretta.
2. Documentazione eccessiva. Richiedere sia la carta di residenza permanente che la tessera di previdenza sociale quando la sola carta di residenza permanente è sufficiente.

Entrambe le norme rientrano nella Sezione 1324b dell'Immigration and Nationality Act e sono applicate dalla Sezione per i diritti degli immigrati e dei dipendenti del Dipartimento di Giustizia. La norma esiste per contrastare la discriminazione basata sullo status di cittadinanza e si applica anche quando il datore di lavoro agisce con cautela piuttosto che con ostilità. La nostra guida su cosa i datori di lavoro statunitensi possono e non possono chiedere durante le verifiche delle referenze illustra lo stesso principio nel colloquio di assunzione.

Quanto tempo ho a disposizione per compilare il modulo I-9?

Il dipendente deve compilare la Sezione 1 entro e non oltre il suo primo giorno di lavoro retribuito. La Sezione 2 va compilata entro tre giorni lavorativi da tale primo giorno, e il primo giorno viene considerato come il primo giorno di lavoro. Se il dipendente inizia a lavorare di lunedì in un'azienda che opera dal lunedì al venerdì, la Sezione 2 deve essere compilata entro giovedì.

Se l'attività commerciale è aperta sette giorni su sette, i fine settimana sono considerati giorni lavorativi.

Non è consentito chiedere a qualcuno di compilare la Sezione 1 prima che abbia accettato un'offerta di lavoro.

È possibile esaminare i documenti tramite video?

Solo se sei iscritto al programma E-Verify e sei in regola con i pagamenti. I datori di lavoro che non sono iscritti devono esaminare i documenti originali di persona.

I datori di lavoro che soddisfano i requisiti possono utilizzare la procedura alternativa. Questa richiede un'interazione video in diretta con il dipendente, il quale deve mostrare gli stessi documenti riprodotti nelle copie. È necessario conservare copie leggibili di entrambi i lati di ogni documento esaminato e contrassegnare il modulo per indicare che è stata utilizzata la procedura alternativa. È inoltre fondamentale offrire questa procedura in modo coerente, senza fare distinzioni in base alla nazionalità.

Questo aspetto è più rilevante per i datori di lavoro internazionali che per quelli nazionali. Un'azienda britannica o europea che assume il suo primo dipendente statunitense spesso non ha nessuno nel paese che possa effettuare un controllo di persona. Se non si aderisce al programma E-Verify, le opzioni a disposizione sono due: nominare un rappresentante autorizzato che agisca per conto dell'azienda, con la conseguente responsabilità per eventuali errori commessi, oppure incaricare qualcuno di recarsi sul posto.

Supplemento A e supplemento B, le parti che le persone trascurano

Due supplementi hanno sostituito quella che un tempo era la Sezione 3, ed entrambi colgono di sorpresa le aziende che hanno compilato correttamente il modulo iniziale e poi hanno smesso di pensarci.

L'Allegato A è destinato a chi ha preparato o tradotto il modulo e ha assistito il dipendente nella compilazione della Sezione 1.

L'Allegato B disciplina la riverifica e la riassunzione, ed è quello che crea obblighi continuativi:

• Nuova verifica. Quando l'autorizzazione temporanea al lavoro di un dipendente sta per scadere, è necessario effettuare una nuova verifica entro la data di scadenza. Superare tale data significa che il dipendente lavorerà senza l'autorizzazione documentata.
• Riassumere. Se un ex dipendente ritorna entro tre anni dalla data di compilazione del modulo originale, è possibile utilizzare il Supplemento B anziché compilare nuovamente il modulo. Trascorso tale periodo, è necessario compilare un nuovo modulo I-9.

Ciò che non devi mai riverificare:

• Cittadini statunitensi e cittadini non statunitensi
• Residenti permanenti legali con una Carta di Residenza Permanente, inclusa una in scadenza
• Qualsiasi documento di identità dell'elenco B

La verifica aggiuntiva di una persona esentata non è un controllo supplementare innocuo. Può di per sé costituire discriminazione ai sensi della legge sull'immigrazione e la cittadinanza.

Come correggere un errore sul modulo I-9

Gli errori vengono corretti, non nascosti. Il metodo è fondamentale, perché un modulo corretto male appare peggiore a un ispettore rispetto a uno non corretto.

1. Traccia una singola linea sulle informazioni errate. Il testo deve rimanere leggibile.
2. Scrivi le informazioni corrette.
3. Inizializza e data la correzione con di oggi data.

Non usare mai il correttore liquido. Non cancellare mai. Non retrodatare mai. Solo il dipendente può correggere la Sezione 1, quindi un errore nella Sezione 1 viene segnalato al dipendente stesso anziché essere corretto dalle Risorse Umane. La Sezione 2 è di competenza del datore di lavoro.

Una correzione documentata e effettuata in buona fede gioca a tuo favore in caso di ispezione. Un modulo che è stato semplicemente riordinato per sembrare intatto non lo fa.

Cos'è E-Verify e l'utilizzo è obbligatorio?

E-Verify è un sistema online che confronta le informazioni del modulo I-9 con i registri del Dipartimento per la Sicurezza Interna (DHS) e dell'Amministrazione della Sicurezza Sociale. Il sistema viene utilizzato dopo la compilazione del modulo I-9, non in sostituzione di esso.

Secondo la legge federale, è facoltativo per la maggior parte dei datori di lavoro privati. Due fattori, tuttavia, prevalgono su questa norma:

• Contratti federali. La clausola FAR 52.222-54 richiede agli appaltatori interessati di registrarsi entro 30 giorni di calendario dall'aggiudicazione del contratto. Tale disposizione si applica anche ai subappalti di importo superiore a 3,500 dollari per servizi o lavori di costruzione eseguiti negli Stati Uniti.
• Legge dello Stato. Diversi stati lo richiedono ai datori di lavoro privati, indipendentemente dai contratti federali.

Quali stati richiedono E-Verify?

Altri stati hanno normative più restrittive che riguardano gli appaltatori pubblici o settori specifici, e ogni anno ne emanano di nuove. Verificate le leggi dello stato in cui il dipendente risiede effettivamente, non di quello in cui è registrata la vostra azienda.

La Florida merita di essere conosciuta nel dettaglio, poiché è una meta frequente per le aziende europee. La legge SB 1718 è entrata in vigore il 1° luglio 2023 e riguarda i datori di lavoro privati ​​con 25 o più dipendenti. Le multe possono raggiungere i 1,000 dollari al giorno e tre violazioni entro 24 mesi possono mettere a rischio la licenza commerciale.

Come funziona E-Verify?

Si crea una pratica a partire dal modulo I-9 compilato entro il terzo giorno lavorativo successivo all'inizio dell'attività lavorativa retribuita del dipendente. Il sistema restituisce uno dei seguenti risultati.

Che cos'è una mancata conferma provvisoria?

Una discrepanza significa che le informazioni non corrispondono ai registri governativi. Ciò non significa che la persona non possa lavorare. Le cause più comuni sono un cambio di nome non comunicato, un errore di battitura o un dato obsoleto.

È necessario informare il dipendente in privato, consegnargli l'Avviso di ulteriore provvedimento e lasciargli decidere se presentare ricorso. In caso di ricorso, il dipendente ha otto giorni lavorativi federali a partire dalla data di segnalazione per risolvere la questione con il DHS o la SSA.

Fintanto che un caso è pendente, non è possibile interrompere, sospendere, ridurre l'orario di lavoro, trattenere la retribuzione o ritardare la formazione. Agire prematuramente espone al rischio di una violazione del sistema E-Verify e di una denuncia per discriminazione. Solo una mancata conferma definitiva consente di intervenire.

Quali sono le sanzioni previste per la compilazione errata del modulo I-9?

Le sanzioni per violazioni burocratiche variano da 288 a 2,861 dollari per modulo, in base all'adeguamento all'inflazione pubblicato il 2 gennaio 2025. Tali importi erano ancora in vigore al momento della stesura del presente documento.

Assumere consapevolmente una persona senza autorizzazione al lavoro costa di più:

È il calcolo che fa male. Un'azienda con 100 moduli difettosi si trova a dover affrontare una spesa tra i 28,800 e i 286,100 dollari, prima ancora di considerare qualsiasi altro fattore.

Cosa è cambiato nel marzo 2026?

Il 16 marzo 2026, l'ICE ha aggiornato la sua scheda informativa sull'ispezione del modulo I-9 e ha riclassificato più di dieci categorie di errori da tecnici a sostanziali. Gli errori tecnici potevano essere corretti entro dieci giorni lavorativi senza incorrere in sanzioni. Gli errori sostanziali, invece, non potevano.

Gli errori che ora comportano una sanzione immediata includono:

• Data di nascita del dipendente mancante
• Numero A o numero USCIS mancante
• Mancato primo giorno di lavoro
• Dettagli incompleti dei documenti nella Sezione 2, anche laddove siano state conservate delle copie.
• Errori nella procedura di esame a distanza
• Lacune nella tracciabilità delle verifiche nei sistemi elettronici I-9

La possibilità di correggere gratuitamente molti errori comuni non è più disponibile. L'unico modo affidabile per ridurre i rischi è ora quello di verificare i propri documenti prima dell'arrivo dell'ICE. Un'ispezione inizia con un avviso di ispezione e si hanno almeno tre giorni lavorativi per produrre i moduli. Se viene proposta una sanzione, si hanno 30 giorni di calendario per richiedere un'udienza.

I cinque errori che vediamo più spesso

1. Trattandolo come una semplice pratica burocratica per il fornitore di servizi di elaborazione paghe. Il modulo I-9 è un obbligo legale del datore di lavoro. Un ufficio paghe che elabora gli assegni di stipendio non lo fa per te. La differenza è spiegata nella nostra guida a come funziona il datore di lavoro di riferimento.
2. Iniziare a lavorare con qualcuno prima che esista la Sezione 1. Onboarding remoto Il passaggio attraverso i fusi orari rende facile non accorgersene, e la scadenza non cambia.
3. Dimenticandosi della riverifica. Il modulo iniziale viene compilato correttamente, la data di scadenza non viene annotata da nessuno e diciotto mesi dopo l'autorizzazione è scaduta.
4. Confondere l'autorizzazione al lavoro con lo status del visto. La categoria di visto di un dipendente determina se può lavorare o meno. I documenti I-9 che hai controllato.
5. Collegare il modulo I-9 a un controllo dei precedenti penali. Processi diversi, regole diverse. Eseguirli insieme tende a produrre richieste di documenti non consentite. Vedi norme relative ai controlli dei precedenti penali per i datori di lavoro statunitensi.

Chi compila il modulo I-9 se si utilizza un datore di lavoro di riferimento?

Il datore di lavoro registrato (Employer of Record) lo fa , perché è il datore di lavoro legale. Questo è il punto del modello. Il dipendente lavora per te giorno per giorno e l'entità che si assume l'obbligo del modulo I-9, l'iscrizione a E-Verify ove richiesta e l'esposizione alle sanzioni è l'EOR.

Per un'azienda che assume i suoi primi uno o due dipendenti negli Stati Uniti , questo elimina il punto critico più comune. Di solito non c'è nessuno nel paese che possa esaminare i documenti di persona, né nessuno che controlli il termine di tre giorni. Inoltre, un team finanziario del Regno Unito non dovrebbe sapere che la Georgia fissa la soglia per l'E-Verify a dieci dipendenti, o che la carta di residenza permanente non deve mai essere riverificata.