Episodio 3 di 6 del manuale "The World Cup HR Playbook".
Siamo nell'ultima settimana della fase a gironi. Sabato inizieranno le fasi a eliminazione diretta. Se non avete ancora ricevuto richieste di ferie legate a partite specifiche, le riceverete questa settimana.
L'episodio di oggi è dedicato alla gestione strategica delle ferie. Analizziamo perché la tempistica delle richieste è il vero problema, come definire una politica equa e cosa fare quando le richieste iniziano a concentrarsi.
Il problema strutturale
I dipendenti statunitensi non godono dello stesso numero di giorni di ferie che hanno in Europa. In genere, vengono assegnati dai 10 ai 15 giorni retribuiti all'anno, e circa la metà dei lavoratori americani non li utilizza nemmeno a causa della cultura aziendale in materia di permessi. Chiedere mezza giornata libera per guardare una partita di calcio rappresenta un vero e proprio costo, a differenza di quanto accade nella maggior parte dei paesi europei.
Aggiungiamo ora il calendario delle partite. La maggior parte delle partite della fase a gironi si svolge nel pomeriggio, tra le 12:00 e le 17:00 (ora della costa orientale degli Stati Uniti). La situazione peggiora ulteriormente con le fasi a eliminazione diretta. Gli ottavi di finale prevedono partite alle 12:00, alle 16:00 e alle 20:00 (ora della costa orientale degli Stati Uniti) per quattro giorni consecutivi, dal 4 al 7 luglio. I quarti di finale, in programma il 9, 10 e 11 luglio, cadono proprio nel bel mezzo dell'orario lavorativo. Persino la finale di domenica 19 luglio alle 15:00 (ora della costa orientale degli Stati Uniti) coincide con un giorno lavorativo per molti lavoratori a turni e per i team impegnati in tutto il mondo.
Il problema strutturale non è che i dipendenti vogliano prendersi delle ferie. Il problema è che le partite a cui tengono si svolgono quando altrimenti sarebbero al lavoro.
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Le due modalità di guasto
La maggior parte dei datori di lavoro internazionali tende a seguire uno di questi due schemi comportamentali scorretti.
Primo modello: generosità indiscriminata.
"Prenditi tutto il tempo che ti serve." Questa frase sembra amichevole nei confronti dei dipendenti e crea subito un clima di fiducia, ma genera tre problemi. Le lacune nella copertura emergono in modo imprevedibile. I dipendenti le cui squadre non giocano ritengono la politica ingiusta. E una volta data l'approvazione generale, non è facile tornare indietro quando arrivano le fasi a eliminazione diretta e le richieste si accumulano.
Secondo schema: rifiuto categorico.
"Non concediamo permessi per eventi sportivi." Questa affermazione genera risentimento, segnala che l'azienda non comprende la cultura in cui opera e spinge i dipendenti a darsi malati o a disinteressarsi silenziosamente durante le partite. Si perde la produttività che si cercava di proteggere e, allo stesso tempo, si danneggia la fiducia.
Entrambi i metodi falliscono perché considerano le richieste di ferie per i Mondiali come una categoria speciale. Non è necessario che lo siano. Devono essere trattate come qualsiasi altra richiesta di ferie, applicando le stesse regole in modo coerente.
Un quadro di riferimento funzionale
Ecco la struttura delle policy che raccomandiamo ai clienti che gestiscono squadre statunitensi durante il torneo.
Principio numero uno: i permessi retribuiti sono permessi retribuiti. Una richiesta di assistere a una partita dei Mondiali viene trattata come una qualsiasi altra richiesta di mezza giornata libera. L'approvazione si basa sulla disponibilità, sul preavviso e sul saldo ferie del dipendente, non sul fatto che il responsabile ritenga o meno che il calcio sia una buona ragione per prendersi un giorno di ferie.
Principio numero due: il preavviso è fondamentale. Il calendario delle partite è pubblico. I dipendenti sanno quali partite sono importanti per loro. È ragionevole aspettarsi che le richieste di ferie per i Mondiali vengano presentate con almeno 48 ore di preavviso, idealmente una settimana. Questo permette di pianificare la copertura del personale anziché dover improvvisare.
Principio numero tre: stesse regole per tutte le nazionalità. Se si concede mezza giornata per una partita degli Stati Uniti, la stessa concessione si applica anche alle partite di Inghilterra, Messico, Corea o Brasile. Il modo più rapido per creare problemi con le risorse umane è quello di dare l'impressione di favorire le partite di una nazione rispetto a quelle di un'altra. La coerenza tra le squadre non è negoziabile.
Principio numero quattro: le opzioni flessibili riducono la pressione sui permessi retribuiti. Una pausa pranzo di due ore, opportunamente modificata, per guardare il secondo tempo non costa nulla al dipendente in termini di permessi retribuiti e non incide quasi per nulla sulla produttività dell'azienda. Offrire orari flessibili, orari di inizio scaglionati o recupero ore per la copertura delle partite serali offre ai dipendenti opzioni che non intaccano le loro limitate ferie annuali.
Principio numero cinque: comunicate la politica per iscritto. Qualunque cosa decidiate, mettetela per iscritto e condividetela con il team prima della prossima partita importante. Una politica chiara e applicata con coerenza è meglio di una politica non scritta che i manager interpretano in modi diversi.
Cosa fare quando le richieste si raggruppano
Le fasi a eliminazione diretta tenderanno a creare raggruppamenti. Quando quattro membri della squadra statunitense chiedono tutti un giorno di ferie per la stessa partita, serve un sistema.
Il primo passo è capire chi ha effettivamente bisogno di essere libero e chi invece lo preferirebbe. Alcuni dipendenti saranno contenti di un orario flessibile, altri desiderano davvero quel giorno. È importante chiarire la situazione prima di iniziare a rifiutare le richieste.
La seconda mossa consiste nello stabilire dei requisiti minimi di copertura per team. Se un team di assistenza clienti ha bisogno che tre persone su cinque siano online durante l'orario di lavoro, è necessario comunicare questo vincolo e lasciare che il team si auto-organizzi di conseguenza. La maggior parte dei team troverà una soluzione internamente più equa di quanto non farebbe un manager.
La terza soluzione consiste nel rispettare l'ordine di priorità nella richiesta, qualora non sia possibile risolvere i conflitti. Il dipendente che ha presentato la richiesta per primo ottiene il permesso. Si tratta di un criterio di risoluzione dei conflitti chiaro e neutrale, comprensibile a tutti.
L'ultima mossa consiste nell'avere un piano di riserva per il giorno stesso. Anche con delle politiche ben definite, può capitare che qualcuno non sia disponibile inaspettatamente. Un'autentica crisi di coinvolgimento il giorno della partita tra gli Stati Uniti e un'altra squadra importante non dovrebbe cogliervi impreparati.
Una nota sui lavoratori da remoto
Se il tuo team statunitense lavora interamente o parzialmente da remoto, le dinamiche cambiano. Un dipendente che lavora da remoto può guardare una partita in sottofondo mentre continua a lavorare, cosa che un dipendente in ufficio non può fare. Questo non è un problema da risolvere. È una caratteristica del lavoro da remoto che dovresti permettere alle persone di utilizzare con criterio.
L'aspetto fondamentale da monitorare è la sincronizzazione degli impegni. I dipendenti che lavorano da remoto e che altrimenti sarebbero stati impegnati in una chiamata durante una finestra temporale critica sono quelli che necessitano di politiche chiare. Spostare la chiamata o accettare che la partecipazione sarà discontinua. Entrambe le soluzioni sono accettabili. Ciò che non va bene è far finta che il conflitto non esista.
L'immagine più grande
Lo abbiamo già detto, ma è importante ribadirlo. Il modo in cui gestirete le richieste di ferie nelle prossime quattro settimane rimarrà impresso nella memoria del vostro team statunitense ben oltre la fine della competizione. I dipendenti si accorgono quando i manager sono ragionevoli, coerenti e affidabili. Si accorgono anche quando i manager sono rigidi, imprevedibili o nutrono un risentimento latente per il semplice fatto di dover gestire il torneo.
Una politica equa in materia di ferie retribuite, applicata con coerenza, è il modo più semplice per guadagnarsi la fiducia durante questo periodo. Il costo per l'azienda è minimo, mentre i benefici a livello culturale sono significativi.
Mercoledì prossimo passeremo dal periodo di riposo al manuale operativo per le serate di visione collettiva in ufficio, proprio mentre i sedicesimi di finale riservano le prime sorprese.
Ci vediamo mercoledì prossimo!
Il nostro servizio di consulenza sull'intelligence culturale statunitense
Questa serie si basa sul lavoro di Maureen Mitchell , executive trainer di fama internazionale e responsabile del nostro programma di consulenza sull'intelligenza culturale negli Stati Uniti. Maureen organizza briefing, consulenze di gruppo e sessioni di coaching individuali per dirigenti internazionali che gestiscono team americani. Per maggiori informazioni, visita il sito footholdamerica.com/us-cultural-intelligence-advisory.
Leggi qui il resto del manuale di strategia per i fuoricampo della Coppa del Mondo:
Episodio 1: Gestire i dipendenti statunitensi durante i Mondiali del 2026
Episodio 2: Perché i lavoratori americani vivono i Mondiali in modo diverso dagli europei
Episodio 4: Come organizzare una festa inclusiva per la visione dei Mondiali di calcio in azienda
Episodio 5: Gestire le rivalità e gli scherzi dei Mondiali in un ufficio multinazionale
Episodio 6: Cosa hanno imparato i manager internazionali dai Mondiali del 2026
Domande frequenti: Richieste di PTO negli Stati Uniti
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Negli Stati Uniti non esiste un diritto legale a un permesso retribuito per eventi sportivi. La possibilità per un dipendente di usufruire di un permesso retribuito per una partita dei Mondiali dipende interamente dalle politiche aziendali, dal saldo ferie disponibile e dai requisiti di copertura, proprio come per qualsiasi altra richiesta di permesso.
Applica le stesse regole a prescindere dalla nazionalità. Se approveresti una mezza giornata per una partita degli Stati Uniti, dovresti fare lo stesso per una partita di Inghilterra, Brasile o Messico. L'incoerenza tra le diverse nazionalità è uno dei modi più rapidi per creare risentimento e problemi di gestione delle risorse umane durante il torneo.
Iniziate individuando chi ha effettivamente bisogno di essere libero e chi invece sarebbe contento di un accordo flessibile. Stabilite dei requisiti minimi di copertura chiari per il vostro team, lasciate che si auto-organizzino ove possibile e, in caso di conflitti irrisolti, utilizzate l'ordine di anzianità della richiesta come criterio di spareggio.
Non necessariamente, ma ci sono aspetti specifici da tenere d'occhio. I dipendenti che lavorano da remoto possono seguire una partita in background in un modo che il personale in ufficio non può, quindi il vero punto critico sono gli impegni sincroni, come chiamate e riunioni programmate durante le finestre temporali chiave della partita. È meglio affrontare direttamente questi aspetti piuttosto che applicare una regola generale.
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