Perché quando molti di noi pensano alla gestione delle prestazioni, la vedono come un male necessario anziché come un potente strumento che può aiutare i dipendenti e le organizzazioni a prosperare?
Statisticamente, il 95% dei manager dichiara di essere "insoddisfatto" delle tradizionali valutazioni delle prestazioni annuali. I manager dedicano in media 210 ore all'anno alla gestione delle prestazioni, mentre i dipendenti ne dedicano solo 40. Inoltre, il 51% dei dipendenti ritiene che le valutazioni annuali siano imprecise e il 53% pensa che quelle annuali non li motivino.
Inoltre, il 98% delle aziende sa che la gestione delle prestazioni è importante. Tuttavia, solo il 64% ha un approccio efficace e solo l'8% delle organizzazioni ritiene che le valutazioni annuali aggiungano valore.
La verità è che molti manager e dipendenti ritengono che le valutazioni annuali delle prestazioni siano inefficaci, inefficienti e demotivanti. Ci sono molti fattori che potrebbero contribuire a queste sensazioni (fortunatamente, sono risolvibili) e, in realtà, la gestione delle prestazioni è uno dei processi più importanti per raggiungere risultati individuali e organizzativi chiave.
La buona notizia è che i difetti associati alle revisioni annuali delle prestazioni sono stati riconosciuti da molti e che la soluzione principale era davanti a noi da sempre: invece di fornire feedback ai dipendenti solo una o due volte l'anno durante le revisioni annuali o biennali delle prestazioni, il feedback dovrebbe essere fornito durante tutto l'anno, su base continuativa. Attraverso revisioni continue della gestione delle prestazioni, il manager e i dipendenti svilupperanno un rapporto sul posto di lavoro sano, fiducioso e più autentico.
Sommario
Qual è la differenza tra la valutazione/revisione annuale o semestrale delle prestazioni e la valutazione continua delle prestazioni?
In sintesi, entrambi i tipi di valutazione mirano a raggiungere lo stesso obiettivo. Secondo Michael Armstrong, autore di "Handbook of Performance Management", "la gestione delle prestazioni è il processo continuo di miglioramento delle performance attraverso la definizione di obiettivi individuali e di gruppo allineati agli obiettivi strategici dell'organizzazione, la pianificazione delle performance per raggiungere tali obiettivi, la revisione e la valutazione dei progressi e lo sviluppo delle conoscenze, delle competenze e delle capacità delle persone".
La differenza principale tra i due è che mentre le valutazioni annuali o semestrali delle prestazioni sono retrospettive, nel senso che esaminano le prestazioni del dipendente in un periodo di tempo stabilito e passato e gli obiettivi stabiliti all'inizio/metà anno, la gestione continua delle prestazioni è un processo a 360°, che prevede regolari check-in tra dipendenti e manager e feedback frequenti e in tempo reale che aiutano il dipendente (o il manager) a intraprendere i passaggi necessari per migliorare le prestazioni future.
Sebbene le revisioni continue delle prestazioni offrano incredibili vantaggi per dipendenti, manager e organizzazioni, il loro scopo non è quello di sostituire le revisioni annuali o semestrali delle prestazioni. Mentre le revisioni tradizionali delle prestazioni valutano i progressi sugli obiettivi stabiliti e servono come punto di riferimento per le decisioni su retribuzione e promozione, le revisioni continue delle prestazioni sono molto più flessibili e sono pensate per supportare le conversazioni di revisione formale e garantire meglio che gli obiettivi stabiliti siano raggiunti.
L'importanza di avere un processo di gestione continua delle prestazioni nella tua azienda
Le aziende che hanno deciso di adottare un sistema di gestione continua delle prestazioni, oltre alle valutazioni semestrali o annuali, hanno il 39% di probabilità in più di attrarre talenti e il 44% di tassi di fidelizzazione migliori. Avere un processo di gestione continua delle prestazioni inoltre:
1. Fornisce maggiore chiarezza sugli obiettivi dell'organizzazione
Secondo recenti ricerche , solo il 40% dei dipendenti in tutte le organizzazioni conosce gli obiettivi della propria azienda: ciò significa che il 60% dei dipendenti investe tempo ed energie in attività che potrebbero non contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Attraverso una gestione continua delle prestazioni, l'azienda può garantire che tutti i reparti, i team e i dipendenti si muovano sempre nella stessa direzione organizzativa e possa adattarsi rapidamente se necessario.
2. Aiuta ad acquisire informazioni preziose.
Attraverso conversazioni regolari, aperte e oneste tra manager e dipendenti, il feedback continuo aiuta ad affrontare i problemi e a rimuovere le barriere prima che diventino problemi che minacciano il successo di un dipendente o di un team.
3. Migliora il coinvolgimento dei dipendenti e riduce il turnover dei dipendenti
Secondo Forbes , i dipendenti che sentono che la loro voce viene ascoltata hanno 4.6 volte più probabilità di sentirsi motivati a dare il meglio di sé. I dipendenti coinvolti sono il 44% più produttivi rispetto ai lavoratori che si sentono semplicemente soddisfatti, e le aziende con una forza lavoro altamente coinvolta sono il 24% più redditizie. Poiché il coinvolgimento dei dipendenti e il turnover del personale sono strettamente correlati, la ricerca dimostra che le aziende che forniscono feedback in modo costante ai propri dipendenti hanno tassi di turnover inferiori del 14.9% rispetto alle aziende che non lo fanno.
4. Porta allo sviluppo di nuove strategie di formazione e attività di tutoraggio
Ogni dipendente ha aree di miglioramento. I check-in regolari con i dipendenti aiutano i manager a identificare in anticipo le sfide che i dipendenti stanno affrontando e consentono ai manager di agire di conseguenza, mettendo a disposizione dei dipendenti gli strumenti necessari per aiutarli a cambiare ulteriormente il loro lavoro e la loro carriera.
Altri vantaggi includono:
- contribuire alla definizione e al perfezionamento degli obiettivi OKR trimestrali
- fornire un quadro completo delle prestazioni del dipendente durante tutto l'anno
- aiutare i manager e i dipendenti a prepararsi meglio alle revisioni annuali obbligatorie
La soluzione migliore: un approccio ibrido
Unendo le revisioni periodiche, annuali o semestrali con le revisioni continue in tempo reale, si garantisce che il sistema complessivo di gestione delle prestazioni sia trasparente, coerente, imparziale e prioritario durante tutto l'anno.
Come implementare un ottimo sistema di valutazione formale delle prestazioni nella tua organizzazione
1. Descrivere le aspettative dell'azienda fin dall'inizio
La prima documentazione che dovrai creare per ogni dipendente è una descrizione dettagliata del lavoro che non lasci molto spazio a interpretazioni errate. Certo, man mano che i dipendenti si evolvono e crescono nei loro ruoli, anche le loro responsabilità si espanderanno, ma continuare ad avere una descrizione chiara del lavoro per ogni posizione all'interno dell'azienda stabilisce le aspettative dell'azienda per ogni dipendente e fornisce una valutazione accurata del lavoro del dipendente.
Condividere semplicemente la descrizione del lavoro con il dipendente all'inizio del suo ruolo non è sufficiente: il responsabile deve assicurarsi che la descrizione del lavoro venga discussa con il dipendente e identificare eventuali aree per le quali il dipendente potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto.
2. Sulla base degli obiettivi generali della tua azienda e del tuo reparto, determina gli obiettivi SMART che il tuo dipendente deve raggiungere
Uno dei passaggi più importanti nelle valutazioni delle prestazioni, se non IL più importante, è stabilire gli obiettivi SMART che il dipendente vorrebbe raggiungere. Gli obiettivi devono essere Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi. Per determinare in modo efficace questi obiettivi, dovrai assicurarti che contribuiscano direttamente all'obiettivo aziendale e di reparto per l'anno e che affrontino le principali responsabilità lavorative del dipendente, assicurandoti anche che contribuiscano allo sviluppo della carriera del dipendente, rendendoli flessibili, motivanti e realizzabili. Sia il dipendente che il manager dovrebbero essere allineati quando stabiliscono gli obiettivi e il dipendente dovrebbe avere la libertà di stabilire anche i propri obiettivi.
3. Sostituire le revisioni semestrali con revisioni trimestrali delle prestazioni
Esistono diversi motivi per cui è importante condurre valutazioni formali delle prestazioni almeno una volta ogni tre mesi:
- Garantisce che gli obiettivi non vengano dimenticati e che si lavori per raggiungerli.
- Aiuta il dipendente e il responsabile a suddividere il modo in cui raggiungere gli obiettivi in passaggi più gestibili.
- Man mano che gli obiettivi vengono raggiunti, il dipendente e il responsabile possono stabilire nuovi obiettivi.
- Se gli obiettivi non sono più rilevanti (ciò non dovrebbe accadere spesso), tu e il dipendente potete eliminarli e stabilirne di nuovi al momento opportuno.
Inoltre, condurre valutazioni formali delle prestazioni almeno una volta ogni tre mesi consente al responsabile di risolvere eventuali lamentele di un dipendente, di gestire più spesso le aspettative di promozione e di valutare eventuali esigenze di formazione, rafforzando al contempo il legame tra responsabile e dipendente.
4. Assicurati che le riunioni di valutazione delle prestazioni siano una comunicazione bidirezionale
Inutile dire che le valutazioni delle prestazioni devono essere coinvolgenti, trasparenti e collaborative e il dipendente dovrebbe essere coinvolto nella preparazione di queste riunioni tanto quanto il manager. Se sei un manager e le valutazioni delle prestazioni che fornisci sono solo esempi in cui riassumi ciò che un dipendente sta facendo bene o male, ti stai perdendo il suo potenziale impatto sulle prestazioni. Mentre il manager e il dipendente stanno lavorando per lo stesso risultato, l'approccio e il coinvolgimento nel raggiungimento degli obiettivi sarebbero diversi.
Durante le valutazioni delle prestazioni, un dipendente potrebbe voler sapere quanto sta andando bene, quali aree possono essere migliorate, quali opportunità di avanzamento di carriera ha e su quali obiettivi aziendali dovrebbe concentrarsi in seguito. Allo stesso tempo, il manager dovrebbe scoprire come il dipendente vede le proprie prestazioni, quali sono gli ostacoli che gli impediscono di raggiungere il suo pieno potenziale, di quale supporto ha bisogno e discutere di qualsiasi cosa che potrebbe essere necessario affrontare.
Nessuna di queste aree può essere affrontata dal manager o dal dipendente senza il supporto dell'altro. Pertanto, la revisione deve essere interattiva ed entrambi devono prepararsi a parlare e ascoltare attivamente.
5. Incoraggia il tuo dipendente a riflettere spesso sui propri risultati
Prima delle revisioni della gestione delle prestazioni, assicurati che il dipendente abbia tempo per riflettere sulle proprie prestazioni e scrivere un'autovalutazione. Poiché alcuni dipendenti potrebbero avere difficoltà a ricordare i propri risultati, prendi in considerazione l'idea di inviare al dipendente, prima della riunione, una serie di domande a cui rispondere come guida. Alcune delle domande che potrebbero aiutare il dipendente a riflettere sono:
- Quali attività o progetti hai trovato più soddisfacenti dopo la tua ultima valutazione?
- Cosa ti piace di più del lavoro che fai?
- Hai incontrato delle sfide in questi ultimi mesi? Se sì, quali misure hai adottato per superarle?
- Quali obiettivi aziendali o personali hai raggiunto finora?
- In quali aree ritieni di avere il maggiore potenziale di crescita?
- Su quali progetti o obiettivi vorresti concentrarti nei prossimi tre mesi?
- Quali sono le competenze o le conoscenze che i tuoi colleghi si aspettano da te?
Assicuratevi di avere a disposizione un modello di valutazione delle prestazioni facile da seguire che renda il processo semplice.
Se cercassi su Google "modelli di valutazione delle prestazioni", troveresti più di 62 milioni di risultati. La buona notizia è che molti modelli e sistemi online possono essere ispirati o utilizzati per le valutazioni delle prestazioni della tua azienda. Tuttavia, se vuoi assicurarti che il modello di valutazione delle prestazioni della tua azienda soddisfi le esigenze della tua organizzazione e dei tuoi dipendenti, potresti doverlo personalizzare ulteriormente.
Quando si mette insieme il modello di valutazione delle prestazioni, ci sono molte variabili a cui potresti voler pensare, come:
- Con quale frequenza verranno effettuate le valutazioni delle prestazioni e quale sarà il periodo di valutazione (un mese, trimestrale, semestrale, annuale)?
- Gli obiettivi di sviluppo professionale dovrebbero essere inclusi nella valutazione delle prestazioni oppure dovrebbero essere separati?
- Quanti obiettivi dovrebbe avere ogni dipendente? Ogni dipendente dovrebbe avere lo stesso numero di obiettivi o dovrebbe avere una soglia minima e una massima di obiettivi?
- Quale sistema di classificazione utilizzeresti?
- La tua organizzazione dovrebbe introdurre le peer review come parte della performance review per una maggiore trasparenza? Se le peer review sono ben accette, dovrebbero essere fornite prima di ogni riunione di revisione, semestrale o annuale?
Ci sono molti altri fattori che dovresti considerare. Tuttavia, rispondendo a queste domande, sarai in grado di determinare meglio come dovrebbe apparire la valutazione delle prestazioni della tua organizzazione e quale tipo di modello la supporterebbe meglio.
Documentare i problemi comportamentali e prestazionali dei dipendenti è molto importante.
In qualità di manager, ci saranno momenti in cui dovrai occuparti di problemi con i dipendenti e di problemi di prestazioni.
Documentare i comportamenti e i problemi di prestazione dei dipendenti è fondamentale per diversi motivi.
In primo luogo, fornisce una registrazione scritta della permanenza del dipendente in azienda. In secondo luogo, aiuta a dimostrare senza ombra di dubbio il track record del dipendente in merito alla sua conformità alle policy specificate nel manuale del dipendente e nelle specifiche del lavoro. In terzo luogo, la documentazione di problemi di performance o comportamento fornirà ai team HR e di gestione una cronologia dettagliata delle performance del dipendente e del miglioramento o della mancanza di cambiamenti nel tempo.
Documentare le prestazioni o i problemi dei dipendenti aiuta a proteggere la tua azienda da responsabilità legali in caso di licenziamento, poiché fornirebbe tutte le prove necessarie a supporto della decisione della direzione se licenziare o meno il dipendente.
Tre passaggi per implementare un efficace sistema di feedback continuo in tutta la tua organizzazione
Il feedback continuo deve diventare una pratica regolare per massimizzare le possibilità che i tuoi dipendenti raggiungano i loro obiettivi e ottengano il loro sviluppo professionale, facendoli sentire al contempo valorizzati, apprezzati e motivati.
Secondo uno studio di Forbes, quasi il 75% dei dipendenti considera importante il feedback, ma meno di un terzo lo riceve, e il 69% ha affermato che se si sentisse apprezzato, lavorerebbe di più . Inoltre, secondo uno studio di Gallup, le aziende che forniscono feedback continuo registrano tassi di turnover inferiori del 14.9%.
I vantaggi sono sicuramente notevoli, ma come puoi far sì che il feedback continuo diventi un processo regolare e naturale all'interno del tuo team?
1. Creare un ambiente sicuro
Creare una cultura aziendale in cui il dipendente possa facilmente ammettere gli errori e cercare aiuto o consigli è importante. Ma prima di aspettarti che i dipendenti siano in grado di ammettere facilmente gli errori o di rivolgersi a te in modo naturale per suggerimenti o consigli, devi assicurarti che la cultura aziendale sia un ambiente sicuro. Per raggiungere questo obiettivo, considera se stai adottando le misure necessarie per creare un ambiente di lavoro positivo. Il tuo team si sta dimostrando apprezzamento reciproco? Capiscono il modo di lavorare degli altri? Festeggi le vittorie del team o trascorri del tempo insieme fuori dal lavoro? I tuoi dipendenti si fidano di te e tu ti fidi di loro? Affinché i tuoi dipendenti ammettano facilmente e ti parlino degli errori o delle sfide che stanno vivendo, devono sentirsi al sicuro nel farlo.
2. Assicurati che il tuo feedback non sia di parte
Quando si tratta di condividere un feedback costruttivo, questo dovrebbe basarsi su fatti e statistiche, senza supposizioni che potrebbero essere distorte e rafforzate dai nostri favoritismi, preconcetti, pregiudizi o stereotipi.
Per garantire che il feedback sia basato su dati concreti, è fondamentale monitorare i progressi effettivi del dipendente utilizzando il modello di valutazione delle prestazioni prescelto o creando un sistema di tracciamento continuo del feedback. Qualunque metodo si scelga, è essenziale annotare tutto per iscritto e non affidarsi esclusivamente alla memoria, poiché i manager che tendono a basarsi sui ricordi anziché monitorare i progressi reali dei dipendenti potrebbero essere considerati di parte.
3. I manager dovrebbero considerarsi degli allenatori.
Proprio come gli allenatori di football non possono aiutare i loro giocatori a vincere sul campo se non hanno in mente la vittoria, i manager non supportano bene i loro dipendenti se non li istruiscono sui passaggi che devono compiere per avere successo. Il modo più semplice per aiutare i tuoi dipendenti è fornire loro feedback frequenti in tempo reale: in questo modo, il dipendente sarà in grado di implementarlo immediatamente e non aspettare la tua prossima revisione della gestione delle prestazioni.
La gestione delle prestazioni rimane e continuerà a essere uno dei processi più importanti per raggiungere risultati individuali e organizzativi chiave.
Adottando un sistema di feedback continuo nella tua azienda, non solo rendi l'intero sistema di valutazione delle prestazioni più trasparente, naturale e coinvolgente, ma crei e promuovi anche una cultura lavorativa sicura in cui i dipendenti sono sostenuti, valorizzati, motivati e predisposti al successo.
