La tua entità nel Delaware non è sufficiente | Dove devi registrarti per assumere negli Stati Uniti

La vostra filiale statunitense ha sede nel Delaware . Il vostro primo dipendente è stato assunto a New York, il secondo in Texas, e il mese scorso il vostro responsabile vendite si è trasferito in Florida chiedendovi se ciò potesse rappresentare un problema.

Le hai detto che andava bene. Dopotutto, l'azienda è registrata negli Stati Uniti.

Non va bene, e il motivo non ha nulla a che vedere con il Delaware. Ha a che fare con una caratteristica del sistema statunitense che non ha un equivalente nella mentalità del mercato unico che la maggior parte delle aziende europee si porta dietro: gli Stati Uniti non sono un'unica giurisdizione ai fini del lavoro. Sono cinquantuno.

In Foothold America, questa è la lacuna normativa che ci viene chiesto di colmare più spesso, di solito diciotto mesi dopo la prima assunzione da un altro Stato, e in genere quando qualcuno del reparto finanziario nota una notifica di sanzione che non riesce a spiegare.

Assumere un dipendente in uno stato implica l'obbligo di registrarsi in quello stato?

Quasi sempre sì, ma per due motivi diversi che le aziende confondono spesso, e solo uno di questi è una questione di giudizio.

Primo obbligo: la registrazione ai fini dell'imposta sui salari. Questo non è facoltativo e non è negoziabile. Nel momento in cui un dipendente svolge un'attività lavorativa in uno Stato, è obbligatorio registrarsi presso le autorità fiscali e del lavoro di quello Stato: un conto per le ritenute alla fonte , un conto per l'assicurazione contro la disoccupazione e, in un numero crescente di Stati, un conto per il congedo parentale retribuito. L'imposta sul reddito statale viene trattenuta in base al luogo in cui il dipendente svolge l'attività lavorativa , non alla sede dell'azienda.

Secondo obbligo: qualifica estera. Si tratta della registrazione presso il Segretario di Stato dello Stato in questione per ottenere il diritto di svolgere attività commerciali in quello Stato, e la valutazione si basa su fatti e circostanze specifiche, non su un requisito rigido.

La trappola sta nel fatto che le aziende esaminano il secondo obbligo, scoprono che è effettivamente discutibile, concludono che non è richiesto nulla e ignorano completamente il primo, che non è mai stato affatto discutibile.

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Che cos'è una qualifica estera e quali sono i requisiti per ottenerla?

La qualificazione estera è il processo di registrazione di un'entità costituita in uno stato per poter operare in un altro. "Estera" in questo contesto significa al di fuori dello stato, non del paese. Una società del Delaware è una società estera in California, esattamente come lo sarebbe una società tedesca.

La maggior parte delle leggi statali definisce cosa non conta piuttosto che cosa conta, quindi l'analisi procede per esclusione. Wolters Kluwer identifica cinque segnali che indicano che stai svolgendo attività commerciali in uno stato:

1. Una posizione fisica, come ad esempio un ufficio, un magazzino o un negozio
2. Dipendenti che lavorano nello stato
3. Stipulare regolarmente contratti vincolanti ci
4. Incontrare regolarmente clienti o committenti nello stato per svolgere attività commerciali
5. Un flusso di entrate costante e significativo dall'attività svolta nello stato

Le attività che generalmente non danno diritto all'idoneità includono il possesso esclusivo di immobili, l'impiego di collaboratori esterni, lo svolgimento di attività commerciali esclusivamente tramite telefono ed e-mail e le transazioni isolate e occasionali.

Nello specifico, per un dipendente che lavora da remoto, la questione cruciale è stabilire se le sue attività siano "localizzate" nello stato o semplicemente accessorie ad attività interstatali. Le domande fondamentali sono: quanto è centrale questa persona per l'azienda, quale quota di fatturato deriva dal suo lavoro e incontra i clienti nello stato?

In pratica, un venditore che lavora da casa e incontra i clienti in quello stato è un indicatore forte. Un tecnico amministrativo che non si alza mai dalla scrivania è un indicatore meno affidabile. Nessuna delle due ipotesi è comunque sicura senza verificare la situazione specifica dello stato.

A quali registrazioni devi prestare attenzione quando assumi personale in un nuovo stato?

Indipendentemente da come si risolve la questione dei requisiti, l'assunzione in un nuovo stato comporta un elenco fisso di registrazioni obbligatorie. Queste non sono facoltative:

• Conto di ritenuta d'acconto per l'imposta sul reddito statale, nello stato in cui viene svolto il lavoro. Alcuni stati non prevedono l'imposta sul reddito e altri hanno accordi di reciprocità con gli stati confinanti, ma è meglio verificare piuttosto che dare per scontato.
• Conto di assicurazione statale contro la disoccupazione (SUTA)Si veda la regola di approvvigionamento riportata di seguito.
• Copertura degli infortuni sul lavoro, richiesto in quasi tutti gli stati, e la polizza esistente non si estenderà automaticamente a una nuova.
• congedo familiare e medico retribuito dallo Stato, laddove esista un programma, tra cui Colorado, Minnesota, Delaware, Maine, Washington e Maryland a partire dal 1° gennaio 2027.
• Assicurazione statale per l'invalidità, in California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island.
• Conti fiscali locali, poiché alcune città e contee riscuotono autonomamente le imposte sul reddito o sui salari.

La regola di attribuzione dell'assicurazione contro la disoccupazione

I contributi per la disoccupazione vanno a un solo stato per dipendente , non a più stati. Il test di localizzazione del Dipartimento del Lavoro viene applicato in ordine, fermandosi al primo "sì" :

1. Il servizio offerto dal dipendente è limitato a un solo stato?
2. In caso contrario, svolgono qualche servizio nello stato in cui ha sede la loro attività?
3. In caso contrario, svolgono forse qualche servizio per lo stato che diriga e controlli il loro lavoro?
4. In caso contrario, svolgono qualche servizio nello stato in cui risiedono?

La ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito segue regole completamente diverse. È prassi comune e corretta che l'indennità di disoccupazione di un dipendente venga versata a uno stato, mentre l'imposta sul reddito venga trattenuta per un altro.

Cosa succede se non ti registri?

Tre categorie di conseguenze, e la seconda è quella che tende a far cambiare idea.

Sanzioni pecuniarie. Queste sono stabilite da stato a stato e il riepilogo delle sanzioni pecuniarie previste dalla legge, a cura di Wolters Kluwer, mostra la gamma di importi:

Diversi stati si rivolgono anche personalmente ai singoli individui. La Virginia prevede un risarcimento da 500 a 5,000 dollari per ogni funzionario, direttore o dipendente che svolge attività commerciali nello stato pur sapendo che era richiesto un titolo di studio; il Maryland lo considera un reato minore con multe fino a 1,000 dollari.

La regola della porta chiusa. Una società straniera non qualificata generalmente non può intentare causa nei tribunali di quello stato finché non si registra. Può comunque essere citata in giudizio. Questa asimmetria è il vero rischio: si può essere trascinati in tribunale da un cliente, ma non si può citare in giudizio un cliente che si rifiuta di pagare, un fornitore che non rispetta i termini contrattuali o un concorrente che viola la proprietà intellettuale, non prima di essersi registrati e aver saldato gli arretrati.

La maggior parte delle aziende lo scopre proprio nel momento sbagliato: quando finalmente si trova nella necessità di imporre qualcosa.

Tasse arretrate, con effetto retroattivo. Registrarsi in ritardo non azzera il conteggio. Rimani responsabile per le tasse arretrate, le sanzioni e gli interessi per ogni anno in cui hai operato senza essere registrato. E, cosa fondamentale, la mancata registrazione non evita la tassa . Il Franchise Tax Board della California è esplicito: una società straniera che non si qualifica presso il Segretario di Stato ma che opera in California è comunque soggetta alla tassa di franchising . Ogni società costituita, registrata o che opera in California deve pagare la tassa di franchising minima annuale di 800 dollari , indipendentemente dal fatto che abbia mai presentato una registrazione o meno.

Non registrarsi significa assumersi la responsabilità senza avere un fondamento giuridico.

Che cosa comporta concretamente il conseguimento di una qualifica estera?

La procedura è sostanzialmente uniforme in tutti gli stati , sebbene le tariffe e i moduli differiscano:

1. Verifica disponibilità del nome. Il tuo nome legale potrebbe essere già stato utilizzato nello stato di destinazione; in tal caso, potrai operare con un nome fittizio, una situazione che spesso riserva delle sorprese per le aziende internazionali il cui marchio è unico nel paese d'origine.
2. Nominare un Agente registrato con un indirizzo fisico in quello stato per ricevere la notifica degli atti. La casella postale non è adattae nemmeno la maggior parte degli accordi di ufficio virtuale.
3. Ottenere un certificato di buona condotta dal tuo stato di formazione, che la maggior parte degli stati richiede come prova prima di approvare la tua domanda.
4. Presentare la domanda di Certificato di Autorizzazione con il Segretario di Stato.
5. Mantienilo. Successivamente, nello stato in cui sei costituito, dovrai versare le relazioni annuali e le relative tasse. and in ogni stato in cui ti sei qualificato.

Quest'ultimo punto è quello che crea le complicazioni. Essere qualificati in sei stati significa avere sei agenti registrati, sei scadenze per la presentazione dei bilanci annuali e sei serie di commissioni, a tempo indeterminato, fino al ritiro formale.

Perché questo problema colpisce in particolare le aziende internazionali?

Perché due presupposti ragionevoli, entrambi corretti a casa, sono entrambi errati qui.

Innanzitutto, la costituzione di una società ha validità nazionale. Una società registrata in Irlanda può assumere personale in tutta l'Irlanda. Una società del Delaware è registrata nel Delaware . L'entità è riconosciuta a livello nazionale, ma l'autorizzazione a svolgere attività commerciali è concessa stato per stato. La popolarità del Delaware come sede per la costituzione di società è dovuta alla qualità del diritto societario e dei tribunali, non alla portata operativa. Non conferisce alcun privilegio negli altri 49 stati.

Il secondo punto è che il lavoro da remoto non dipende dalla posizione geografica. In gran parte d'Europa, un dipendente che lavora da casa in un'altra regione raramente comporta un nuovo obbligo di registrazione per il datore di lavoro. Negli Stati Uniti, la sede principale di un dipendente è considerata una presenza aziendale in quello stato ai fini fiscali e spesso anche ai fini della qualificazione. Ecco perché un singolo trasferimento, come ad esempio il trasferimento del responsabile vendite in Florida, può silenziosamente creare un obbligo di conformità che nessuno ha formalizzato.

Il risultato è uno schema ricorrente. L'entità viene costituita correttamente. La prima assunzione , nello stato in cui ha sede l'entità, viene gestita correttamente. Poi le assunzioni si estendono a livello nazionale, il lavoro da remoto diffonde la presenza sul territorio e nessuno ripete l'analisi. L'esposizione al rischio si accumula silenziosamente fino a quando una sanzione, un audit o una fattura non esigibile non la portano alla luce.

Come si può evitare completamente il problema?

Esistono tre percorsi, e quello giusto dipende dal grado di attaccamento che si nutre verso ciascuno stato.

Qualificarsi in ogni stato in cui si assumono dipendenti. Corretto, accurato e con un notevole carico amministrativo. Ragionevole dove si ha una presenza reale, ovvero un ufficio, un team e un fatturato significativo, e dove si intende rimanere.

Assumere tramite un Employer of Record . L'EOR è il datore di lavoro legale registrato in quello stato e detiene già le registrazioni, i conti per le buste paga, la copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro e le iscrizioni ai congedi retribuiti. La tua azienda non ha alcun obbligo di registrazione in quello stato, perché non è il datore di lavoro in loco. Per testare un mercato, per una singola assunzione da remoto o per uno stato in cui potresti cessare l'attività entro due anni, questa è solitamente la soluzione più appropriata.

Utilizzate un approccio misto. La maggior parte dei nostri clienti si qualifica nei due o tre stati in cui ha una presenza effettiva e assume personale tramite un EOR (Employer of Registration) in tutti gli altri. Il criterio è semplice: se non aprireste un ufficio in quello stato, probabilmente non dovreste nemmeno cercare di stabilirvi una presenza permanente.

Non è una buona strategia non fare nulla e sperare che lo stato in cui risiede il dipendente non se ne accorga mai. Le registrazioni più importanti, ovvero le ritenute alla fonte sullo stipendio e l'assicurazione contro la disoccupazione, sono quelle che uno stato rileva automaticamente, perché il dipendente presenterà la propria dichiarazione dei redditi in quello stato.

Come Foothold America aiuta le aziende internazionali a fare le cose per bene

Lavoriamo esclusivamente con aziende con sede al di fuori degli Stati Uniti, il che significa che la gestione delle attività in più stati è un argomento che affrontiamo ogni settimana, non un caso isolato.

Analizzeremo le aree geografiche in cui attualmente impiegate personale, identificheremo gli stati in cui siete registrati e quelli in cui non lo siete, e vi indicheremo chiaramente i costi per colmare ciascuna lacuna. Qualora la qualificazione sia la soluzione ideale, il nostro servizio di costituzione e gestione dell'entità si occuperà delle pratiche burocratiche, dell'agente registrato e delle relazioni annuali periodiche, in modo che nulla scada.

Laddove non sia necessario, il nostro servizio Employer of Record vi permette di assumere personale in qualsiasi stato degli Stati Uniti senza dovervi registrare. Ci occupiamo noi delle registrazioni, dell'elaborazione delle buste paga e di tutti gli adempimenti normativi. Le aziende con una propria entità giuridica che desiderano mantenere i rapporti di lavoro diretti possono utilizzare PEO+ per centralizzare la gestione delle imposte sui salari e dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro in diversi stati.

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Ulteriori letture

• Guida alla registrazione di società negli Stati Uniti