Kit di strumenti per la gestione delle prestazioni

Scopo di un PIP

Gestire le prestazioni di un dipendente non è mai facile; ma gestire un dipendente attraverso un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) fino a un provvedimento disciplinare può essere molto complesso. 

Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) è uno strumento che offre a un dipendente con carenze prestazionali l'opportunità di raggiungere il successo. Può essere utilizzato per affrontare le difficoltà nel raggiungimento di specifici obiettivi lavorativi o per migliorare problematiche comportamentali. Offrendo l'opportunità di migliorare le prestazioni, e al contempo responsabilizzandolo in caso di insuccesso, questo processo può ricoinvolgere un dipendente evitando costi e ritardi associati al turnover. 

Quando un dipendente viene inserito in un PIP, non dovrebbe essere scontato che il dipendente verrà licenziatoIl PIP è invece uno strumento che consente a un datore di lavoro e a un dipendente di riunirsi e documentare le aspettative legate a obiettivi limitati nel tempo.

Fondamenti di un PIP

Il PIP dovrebbe: 

• Identificare i problemi che necessitano di miglioramento. Indicare chiaramente la carenza da correggere e se il problema è correlato alle prestazioni generali o ai comportamenti. Ogni problema deve essere esposto separatamente e concentrarsi su fatti oggettivi e misurabili. 
• Spiegare in modo specifico cosa è richiesto al dipendente per migliorare le sue prestazioni. 
• Identificare e fornire informazioni su come ottenere risorse, materiali, formazione o coaching che il dipendente può utilizzare per soddisfare le aspettative di prestazione. 
• Stabilire chiaramente una scadenza entro la quale il dipendente dovrà dimostrare di aver migliorato la propria situazione. Le migliori prassi prevedono che il PIP duri dai 30 ai 90 giorni. Tuttavia, è nell'interesse del datore di lavoro limitare la durata del PIP se il dipendente non mostra segni di miglioramento e deve essere licenziato. 

Comunicare il PIP

Il modo in cui un manager comunica con un dipendente può determinare la sua disponibilità ad accettare questo processo. Dopo aver ricevuto un PIP, un dipendente potrebbe mostrarsi ostile e poco collaborativo, arrivando persino a rifiutarsi di firmarlo. In tal caso, assicuratevi di:

• Concentratevi sui fatti.
• Presentare le informazioni in modo calmo e professionale.
• Spiega che il PIP rappresenta lo sforzo in buona fede del datore di lavoro per favorire al meglio le prestazioni del dipendente.

Un supervisore dovrebbe esaminare il PIP insieme al dipendente. Successivamente, il dipendente dovrebbe essere autorizzato a collaborare alla pianificazione e alla definizione degli obiettivi per migliorare le carenze prestazionali o i problemi comportamentali. 

Monitoraggio dei progressi

Una volta che il dipendente è stato inserito in un PIP, il lavoro non finisce qui. Per evitare che il documento diventi lettera morta, è importante monitorare i progressi:

• Fornire feedback positivi o costruttivi su base regolare, ad esempio programmando riunioni di follow-up settimanali per discutere i progressi in tempo reale. 
• Offrire al dipendente opportunità di coaching o altra assistenza durante il periodo del PIP.
• Concedere tempo sufficiente affinché il miglioramento abbia luogo durante l'intero periodo concordato. 
• Documentare l'esito del PIP una volta trascorso il periodo. 

Azioni disciplinari

Se le prestazioni del dipendente migliorano in conformità con il PIP, il responsabile dovrebbe elogiare il dipendente e continuare a monitorarne le prestazioni. Tuttavia, se le prestazioni non migliorano in modo sufficiente, potrebbero essere necessarie misure disciplinari progressive, come:

• Avvertimento verbale
• Avviso scritto
• Sospensione (con o senza retribuzione)
• Altre sanzioni gravi che non comportano la risoluzione del rapporto di lavoro, come la retrocessione
• Termine dell'impiego

Si prega di consultare il team delle risorse umane di Foothold America prima di adottare una qualsiasi delle misure sopra indicate. 

Tutti i provvedimenti disciplinari devono essere accuratamente documentati e conservati nei registri dei dipendenti. Al dipendente deve essere consegnata una copia documentata dei provvedimenti disciplinari adottati. 

I datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione ai dipendenti con scarse prestazioni in un contesto economico difficile. Se un datore di lavoro deve valutare modalità per ridurre la spesa per il personale attraverso tagli al personale, i licenziamenti per scarse prestazioni possono essere un'opzione per tutelare gli interessi aziendali senza ricorrere a congedi o licenziamenti per i dipendenti più performanti.

In qualità di datore di lavoro ufficiale, Foothold America è responsabile delle funzioni generali di gestione del personale dei dipendenti. Pertanto, è necessario contattare il team Risorse Umane di Foothold America (hr@footholdamerica.com) prima di attuare un PIP o qualsiasi azione disciplinare.